Wie versetze ich eine Klasse zum Schuljahreswechsel? (Semesterwechsel-Assistent)

Hinweis: Screenshots aus der aktuellen Version 3.3. 

Um (eine) Klasse(n) innerhalb eine Schuljahres (massenhaft) zu versetzen, nutzen Sie bitte den Semesterwechsel-Assistent.

Hinweis: Bevor Sie den Assistent ausführen, ist es wichtig, sich alle Informationen zum Semesterwechsel auch in diesem Artikel durchzulesen: Semesterwechsel-Assistent alle Infos

Überprüfung der Grundgegebenheiten

Im folgenden Beispiel versetzen wir eine "typische" Klasse in der Mittelstufe (hier Klasse 9, die Klasse 10 wird).

Der Assistent kann und sollte ggf. mehrfach ausgeführt werden.

Bitte überprüfen Sie zunächst die Gegebenheiten (Checkliste):

1. Gibt es im Ausbildungsprofil zum Schuljahreswechsel (unabhängig der Klasse) Fächer die als Ergänzungsfächer markiert wurden? (Beispiel: Chemie ab Klasse 8, Physik ab Klasse 9, etc.)
   1. ja? --> ggf. muss der Assistent min. 2x ausgeführt werden 

   2. nein? --> ggf. reicht es aus, den Assistent nur ein Mal für alle Klassen auszuführen

2. Gibt es nur Hauptklassen oder auch Unterklassen (gibt es nur eine 9A, die zur 10A wird oder (Beispiel!) auch eine Klasse 9 Mix Sport die eine 10 Mix Sport wird, in der verschiedene Schüler aus den Klassen 9a und 9b zusammenkommen und ebenfalls in der 10. zusammen bleiben für das Fach Sport?) 
   1. ja? -->wurde Punkt 1 ebenfalls mit ja beantwortet? dann muss der Assistent min. 2x ausgeführt werden (1x für Hauptklassen, 1x für Unterklassen)

   2. nein? --> ggf. reicht es aus, den Assistent nur ein Mal für alle Klassen auszuführen

3. Werden Noten in das neue Schuljahr übertragen? 
4. Verändern sich Klassenname & Code zum Jahreswechsel? 

Ausführen des Assistenten 

Wichtig: Wir beschreiben immer zuerst, was zu machen ist und anschließend für wen! (Man sollte sich also vorher im Klaren sein, für welche Klassen (vorletzter Schritt) die hinterlegten Einstellungen gelten werden.

Allgemeines:

Sie können den Assistenten auch grundsätzlich 2 Mal ausführen. Das erste Mal nur für die Versetzung bzw. Aktivierung der Fächer [Wichtig, um bereits im laufenden Semester eine Stundenplanung für das zukünftige Semester machen zu können]. Und in seltenen Fällen bei Bedarf ein 2. Mal, um die abgeschlossenen Noten aus dem 2. Halbjahr in das nächste Schuljahr zu kopieren. 

Dabei ist es zwingend erforderlich, dass im zukünftigen Schulhalbjahr noch kein Stundenplan veröffentlicht wurde. Ebenfalls ist dies eine "Moment-Kopie" der Noten. Sollten also nach Notenschluss noch Noten im aktuell laufenden Halbjahr erweitert werden, sind diese nicht (!) automatisch im nächsten Halbjahr synchronisiert. Falls also Veränderungen nach der Kopie der Noten vom 2. ins nächste Schulhalbjahr stattfinden, so müssten diese manuell in beiden Halbjahren hinterlegt werden.   

In unserem Beispiel der Mittelstufe werden nur die Klassen 5-9 versetzt, da die 10. Klasse in der Regel beendet ist. Ab der 11. Klasse gibt es neue Kursklassen. 

Gehen Sie auf Schüler-Lehrer > Klassenverwaltung > Klassen und klicken Sie, ohne eine spezifische Klasse auszuwählen, auf "Semesterwechsel-Assistent".

Schritt 1: Semester wählen

Wählen Sie nun Ursprungs- und Zielsemester, sprich "Welche Daten möchten Sie von welchem Halbjahr in welches Halbjahr kopieren".

Schritt 2: Einstellungen der Klassen

Im nächsten Schritt können Sie wählen, ob die Klassennamen und Codes angepasst werden sollen. In der Regel werden diese bei einem Jahreswechsel auf  "Ändern" gesetzt. (Klasse 9a wird Klasse 10a).

Es ist jedoch auch möglich dass Sie Klassennamen "Beibehalten" oder "Nicht Ändern":

• "Nicht Ändern" sollte nur dann als Option gewählt werden, wenn ich in der Klasse selbst bereits alle Semester/Halbjahre mit Klassennamen versehen habe, oder der Klassenname immer der exakt gleiche bleibt (z.B. "Schmetterlings"-Klasse in einer Grundschule)

Die Klassennamen können im vorletzten Schritt manuell angepasst werden oder Sie hinterlegen je Klasse eine Bildungsregel (Beispiel für Klasse 9a -->[n1:0]a -->10a) unter Schüler-Lehrer > Klassenverwaltung > Klassen:

Schritt 3: Einstellungen der Fächer

Oftmals gibt es zum Schuljahreswechsel Ergänzungsfächer (dies kann jedoch an Ihrer Bildungseinrichtung anders sein). Beispiel "Chemie beginnt mit Klasse 8". Bitte nicht mit Epochal-Fächern verwechseln! (Epochalfächer werden über den Stundenplan entschieden und nicht über den Beginn als allgemeines Faches je Klasse).

In unserem Beispiel versetzen wir AUSSCHLIESSLICH HAUPTKLASSEN (Klasse 9a, die zur Klasse 10a wird)

Wichtig: Wenn Sie hier "Ergänzungsfächer hinzufügen" anklicken und Sie sowohl HAUPT- als auch UNTERKLASSEN haben, muss der Assistent min. 2 Mal ausgeführt werden! Die Ergänzungsfächer sind i.d.R. nur für die Hauptklassen als ergänzendes Fach FÜR ALLE Schüler/innen gedacht. Wahlfächer müssen nach der Versetzung manuell auf die Schüler/innen (je nach Wahl!) ausgerollt werden.

Wenn man Haupt- und Unterklassen gemeinsam versetzt und "Ergänzungsfächer hinzufügen" ausgewählt hatte, so werden die Ergänzungsfächer sowohl in der Haupt- als auch in der Unterklasse aktiviert. Das System unterscheidet nicht nach Haupt- und Unterklasse und entsprechend würde dann über die Klasse 8 Chemie unterrichtet werden UND über die Unterklasse 8 Sport würden ebenfalls Chemie unterrichtet werden. 

Merke: Wenn Unterklassen vorhanden sind, immer getrennt von Hauptklassen versetzen! 

Andernfalls muss die doppelte Fachzuordnung (Chemie 2x) an allen Schülern rausgelöscht werden. 

Mehr zum Thema Ergänzungsfächer: Ergänzungsfächer 

Insofern Sie nicht mit "zusätzlichen Fächern" arbeiten brauchen diese nicht angeklickt werden. Das sind zusätzliche Fächer:

Schritt 4: Schüler/ Lehrer-Einstellungen

• Bleiben die Schüler der Klasse die gleichen? (sollte es Wiederholer/innen geben werden diese erst NACH der Versetzung in das nächste Halbjahr manuell angepasst: Wie gehe ich mit Wiederholern um? Ein/e Schüler/in muss die Klasse wiederholen (SuS bleibt sitzen)) 
• Bleiben die Klassenlehrer/innen gleich?
• Bleiben die Fachlehrer/innen gleich? (Unbedingt auszuwählen, wenn Noten in das nächste Halbjahr kopiert werden sollen)

Für die Klasse 9a in unserem Beispiel würde die Auswahl so aussehen:

• Klassenlehrer bleibt gleich (kann alternativ auch nach Versetzung noch manuell angepasst werden)
• Fachlehrer verändern sich zum Schuljahreswechsel und Noten werden ebenfalls nicht übertragen

 

Schritt 5: Auswahl der Klassen 

Wählen Sie nun die Klassen aus, für die die getätigten Einstellungen zutreffen.

Hinweis: Wir empfehlen Haupt- und Unterklassen immer getrennt zu versetzen. Oftmals werden Unterklassen auch nur mit "zusätzlichen Fächern" gepflegt, welche wir in diesem Beispiel nicht ausgewählt hatten. 

Hilfreich ist es ebenfalls in diesem Dialog erstmal "alle Klassen abzuwählen" und anschließend wirklich manuell die Hauptklassen auszuwählen.

Die zu versetzenden Hauptklassen können nun angewählt werden. Insofern eine Bildungsregel für die Klassen vorhanden ist, wird automatisch der neue Klassenname angezeigt. Falls keine Bildungsregel vorhanden ist, können Sie den Namen und Code (neu) im Feld manuell anpassen. 

Schritt 6: Prüfergebnis / Validierung 

Sollte ein Hinweis erscheinen mit "es sind bereits Klasseninformationen vorhanden" kann dies daran liegen, dass in den Klassen selbst die Fächer bereits im Folgesemester angehakt waren 

Fächer, die bereits angehakt sind:

Dies kann auch vorkommen, wenn ich den Assistent ein 2. Mal ausführe, um nachträglich die Noten zu kopieren. Schließlich können die Fächer bereits vorab für die Stundenplanung im kommenden Halbjahr versetzt bzw. aktiviert werden. 

Schritt 7: Resultat

Nach Klick auf "Ausführen" erhalten wir nun eine Zusammenfassung der versetzten Klassen und können den Assistent beenden.

Sie können jetzt ein zweites/drittes Mal die Schritte 1-9 ausführen, insofern Sie Unterklassen separat versetzen (mit unterschiedlichen Ausprägungen).