Wenn Sie beispielsweise bei den Schülern eigene individuelle Informationen hinterlegen wollen (bspw. Fotoerlaubnis oder Allergien), können Sie das über selbst erstellte Metafelder vornehmen. In den CRM-Einstellungen können Sie nach Belieben für jeden Benutzertyp eigene Zusatzfelder konfigurieren und zuweisen.
Neue Metafelder anlegen
1. Um den entsprechenden Eingabemasken der Benutzer weitere individuelle Felder zuweisen zu können, wählen Sie bitte den Menüpunkt Einstellungen > Schüler-Lehrer > CRM Einstellungen aus. Sollte Ihnen dieses nicht angezeigt werden, müssen Sie evtl. gesonderte Berechtigungen bei Ihrem zuständigen Administrator erfragen.
2. Dann wählen Sie den entsprechenden Benutzertypen, für den Sie neue Felder anlegen wollen, über das grüne Bearbeiten-Icon aus.
Hier werden Ihnen zunächst alle bereits für den jeweiligen Benutzertypen angelegten Zusatzfelder in einer Übersicht angezeigt. Mittels der eingebauten Filter und Sortiermöglichkeiten kann die Tabelle individuell angepasst werden (z.B. es werden alle Metafelder einer einzelnen Schule oder alle Felder des Tabs "Vertragsdaten" angezeigt).
Um ein neues Feld anzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
1. Klicken Sie den "+"-Button und geben Sie die neue Bezeichnung des Feldes („Feldname“) und einen Kurznamen („Schlüssel“) ein.
Hinweis zum Feld Schlüssel: Alle in All4Schools gespeicherten Informationen können mittels Reports (Word/ Excel) exportiert werden. Um den Reportvorlagen die Information als Platzhalter zu hinterlegen, muss ein sogenannter eindeutiger Schlüssel (selbst) definiert werden. Dies ist nur notwendig, wenn Sie selbst Felder in All4Schools anlegen. Viele Standardfelder in All4Schools sind bereits durch das System angelegt. Zu diesen Feldern müssen keine Schlüssel definiert werden. Diese sind in der Platzhalterdokumentation im Menüpunkt Reportvorlagen hinterlegt.
2. Wählen Sie die Schulen aus, für die das Feld gelten soll.
3. In dem Feld „Tab“ können Sie auswählen, unter welchem Reiter das entsprechende neue Feld angezeigt werden soll. Falls der gewählte „Tab“ zum ersten Mal bei dem jeweiligen Benutzertyp ausgewählt wird, wird der Reiter entsprechend neu angelegt
4. Anschließend wählen Sie den gewünschten Feldtyp aus. Dieser beschreibt, um welche Art von Metafeld es sich handelt.
Es sind folgende Typen verfügbar:
- Text: Zur Eingabe beliebiger Freitexte
- Datum: Zur Eingabe eines Datums, z.B. des Geburtsdatums
- Ganzzahl: Zur Eingabe ganzzahliger Werte, z.B. von Vertragsstunden
- Dezimalzahl: Zur Eingabe von Dezimalwerten , z.B Beschäftigungsgrad in %
- Checkbox: Zur Definition eines Auswahlkästchens, z.B der Badeerlaubnis
- Auswahlliste: Zur Definition einer Auswahlbox mit vordefinierten Auswahlwerten. Dieser Feldtyp empfiehlt sich bei einer geringen Anzahl von Werten. Bitte geben Sie bei diesem Feldtyp durch Eingeben in das darunter erscheinende Feld die einzelnen Auswahlwerte an (durch Semikolon getrennt). Beispiel: "Position des Nutzers": Lehrer; Stundenplaner; IT; Administrator.
- Dynamische Liste: Zur Definition einer Auswahlbox mit vordefinierten Auswahlwerten. Dieser Feldyp addiert alle ausgewählten Werte automatisch auf und erweitert sich somit. Hier können Sie somit mehrere Werte auswählen.
- Mehrzeiliger Text: Zur Eingabe beliebiger Freitexte (mehrzeilig)
-
Erweiterte Auswahlliste: Zur Definition einer Auswahlbox mit vordefinierten Auswahlwerten. Dieser Feldtyp empfiehlt sich bei einer hohen Anzahl von Werten. Dazu wechseln Sie bitte vorab in den CRM-Einstellungen in den Bereich "Listen" (ganz unten). Dort können Sie per Klick auf den Button "Neue Liste hinzufügen" eine eigene Auswahlliste anlegen, welche Sie dann im Tab der Schüler unter "Feldtyp" - "Liste" auswählen können.
- Sie können weiterhin unter "Anzeigefeld" wählen, ob Ihnen der Schlüssel (also eine Art Code oder Kürzel, welches sich für externes Mapping eignet) oder der Wert (also der Inhalt des Feldes an sich) angezeigt werden soll. Weiterhin können Sie wählen, welches von beiden Ihnen bei einem Export angezeigt wird.
- Texteditor: Zur Eingabe von HTML-formatierfähigen Werten (z.B. Anpassung von Design und Layout für Darstellung auf einer Homepage)
- Zähler: Als automatische Zählfunktion: Prefix und Postfix sind einfügbar (z.B.: AL00453XY), der Zählerbeginn ist wählbar (Nächster), Steigerungssprünge können eingestellt werden (5-10-15...) und die Gesamtgröße der Zahl ist festlegbar (z.B.: 000321 - sechsstellig).
- Hinweis: Hinterlegung eines Hinweisfeldes im System
5. Unter "Gruppe" können Sie Ihre Metafelder thematisch gruppieren, d.h. für einzelne Bereiche Überschriften definieren. Dies dient der besseren Übersichtlichkeit Ihrer individuellen Tabs. Eine Dokumentation finden Sie hier unter Metafelder - Zusatzfelder-Gruppen anlegen
6. Sie können nun eine interne "Reihenfolge" der Feldanzeige für jedes Feld und jeden Reiter festlegen. Dies dient der besseren Übersichtlichkeit in der Benutzeranzeige.
7. Unter "Breite" können Sie festlegen, wie viele Felder Ihnen nebeneinander angezeigt werden sollen. Standardmäßig sind 3 Felder pro Zeile hinterlegt. Wenn Sie beispielsweise "12/12" (also ein Ganzes) auswählen, wird Ihnen das entsprechende Feld alleine über die ganze Zeile angezeigt. Wenn Sie beispielsweise "3/12" (also ein Viertel) auswählen, werden Ihnen 4 Felder nebeneinander angezeigt. Bei "4/12" (also ein Drittel) wieder 3. So können Sie individuell Ihre Anzeige konfigurieren.
8. Zusätzlich können Sie bestimmen, ob das neue Feld zur Eingabe verpflichtend ist.
9. Wenn Sie den Schreibschutz aktivieren, kann ein Metafeld nicht verändert werden, bis Sie den Schreibschutz wider entfernen.
9. Hier können Sie festlegen, ob dieses neue Feld semesterabhängig gepflegt werden soll, d.h. bei Umstellung auf ein neues Halb-/Schuljahr wird dies automatisch geleert. Wenn Sie wieder in ein altes Semester wechseln, werden Ihnen die Werte für das Alte wieder angezeigt. Mehr Informationen dazu finden Sie unter "Metafelder - Semesterabhängige Zusatzfelder in den Stammdaten anlegen"