Damit die Kursanmeldung nach ihren individuellen Bedürfnissen genutzt werden kann, existieren in All4Schools diverse Konfigurationsmöglichkeiten.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Um die „Kurs“-Konfigurationen zu hinterlegen, wird der Menüpunkt Einstellungen > Allgemein aufgerufen und Systemeinstellungen geöffnet. In den Systemeinstellungen wird Kurse gewählt (hier können alle Arten von Kursen definiert werden).
Wählen Sie zunächst unter dem Tab Kurstypen einen Kurstyp aus oder erstellen Sie einen neuen Kurstyp:
Jeder Kurs wird später als ein Kurstyp definiert, wodurch die Kurse die entsprechenden Konfigurationen übernehmen:
Dazu gehören:
- Benutzertypen (wer kann den Kurs buchen, bspw: Kunden, Schüler, Eltern etc.)
- Werden Bewerber gezählt oder nur Teilnehmer?
- Wird eine Warteliste verwendet?
- Soll bei Anmeldung ein Vertrag erstellt werden?
- Soll ein Produkt (Preis/Kursgebühr) an den Kurs gehangen werden?
- Welche Rollen haben Zugriff auf den Kurs?
Im ersten Schritt kann entschieden werden, ob der Teilnehmer
- als belegter Platz zählt (nötig, falls es nur eine begrenzte Anzahl an Bewerberkapazitäten gibt)
- auf die Warteliste gesetzt werden soll, falls die belegten Plätze ausgebucht sind
Im zweiten Schritt wird festgelegt, ob es sich bei dem Teilnehmer um einen
- Bewerber handelt (er wird im System als Bewerber (bzw. je nach Auswahl des CRM-Typen) aufgenommen)
- Teilnehmer handelt (er wird im System als aktiver Schüler aufgenommen)
Im dritten Schritt kann noch entschieden werden, ob die Pflege in das System
- direkt, also als Kursteilnehmer
- oder mit einer Ähnlichkeitsprüfung, also Kursregistrierung (die Kursregistrierung ist ein separater Menüpunkt, der alle Anmeldungen hinsichtlich möglicher doppelter Personen prüft)
stattfinden soll.
Weitere Einstellungen sind:
- automatische Vertragserstellung aktivieren? Siehe dazu: Kursvertrag erstellen
- Produkt/Kosten-Einstellungen
- Für welche Rollen ist dieser Kurs sichtbar?
Ebenfalls kann das Frontend, also die Eingabemaske der Anmeldung, individuell bearbeitet werden. An dieser Stelle wird ebenfalls festgelegt, um welche Art von Adresse es sich handelt. (Bspw. für eine Anmeldung in der Grundschule = Kindadresse; Ausbildungsstätte = „Bewerber Adresse“)
Zusätzlich können die weiteren Eingabefelder wie „Eltern“ und „Eltern 2“ definiert werden. Es besteht hier ebenfalls die Möglichkeit direkt Relationen (Hierarchien) anlegen zu lassen (bspw.: Eltern-Kind/Firma-Azubi).
Im Tab „Metafelder“ können zusätzlich Metafelder, welche im jeweiligen CRM-Typ in den „CRM-Einstellungen“ hinterlegt wurden mit in die Kurs-Eingabemaske eingebaut werden.
Nun muss ebenfalls der CRM Typ- ausgewählt werden und ob ein Vertrag erstellt werden soll
Im Tab Teilnehmerstatus können außerdem die verschiedenen Einstellungen für die Stati der angemeldeten Personen definiert werden (diese gelten für alle Kurse - sind also nicht kurstypspezifisch)