Um angelegte Räume in Ihrem System für andere Zwecke als Unterricht zu verplanen, können diese mit der Raumbuchung (beispielsweise für die Vermietung von Räumen an Externe) gebucht werden.
Initiale Raumkonfiguration
Raumverfügbarkeiten
Zunächst sollten Sie alle Verfügbarkeiten für Ihre Räume in den Raumverfügbarkeiten definieren. D.h. hier können Sie beispielsweise initial festlegen ob bestimmte Räume immer oder nur am Abend für die Raumbuchung verfügbar sein können. Definieren Sie also pro Verfügbarkeitstyp einen separaten Eintrag. Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt "Raumverfügbarkeiten". Hier werden Ihnen zunächst alle bereits angelegten Verfügbarkeiten angezeigt. Diese können Sie bearbeiten, für neue ähnliche Verfügbarkeiten kopieren oder löschen.
- Um eine neue Verfügbarkeit festzulegen, klicken Sie bitte auf "Raumverfügbarkeit erstellen".
- Anschließend bestimmen Sie den Namen der Verfügbarkeit und für welche Schulen in Ihrem System diese Verfügbarkeit gelten soll.
- Nun legen Sie die eigentliche Verfügbarkeit hinsichtlich Uhrzeiten, Wochentagen und dem Zeitraum fest.
- Speichern Sie anschließend die Einstellungen.
Bestuhlungspläne
Sie können zudem standardmäßig Bestuhlungspläne definieren, die den Räumen in Ihrem System zugewiesen werden können. Klicken Sie in dem Fall auf Stundenplan > Raumverwaltung > Bestuhlungspläne. Hier werden Ihnen alle bereits angelegten Bestuhlungspläne angezeigt.
Um neue Pläne hochzuladen, klicken Sie bitte auf den Menüpunkt "Raumbestuhlung erstellen":
- Bestimmen Sie den Namen und für welche Schulen in Ihrem System die Bestuhlung gelten soll.
- Anschließend können Sie den gewünschten Plan als Bild entweder direkt in die Markierung ziehen oder nach Klick in der Markierung auswählen.
- Sie können anschließend optional noch eine Bemerkung für diesen Plan vergeben.
- Speichern Sie diese Einstellungen.
Raumbuchungsberechtigung
Um festzulegen, welcher Raum von welchen Benutzern in Ihrem System gebucht bzw. bewilligt werden darf, legen Sie anschließend die Raumbuchungsberechtigung fest. Klicken Sie in dem Fall auf den Menüpunkt "Raumbuchungsberechtigung". Hier werden Ihnen alle bereits angelegten Berechtigungen angezeigt:
- Um neue Berechtigungen anzulegen, klicken Sie bitte auf den Menüpunkt "Berechtigung erstellen".
- Bestimmen Sie den Namen der Berechtigung und für welche Schulen in Ihrem System diese Berechtigung gelten soll.
- Wählen Sie anschließend pro Buchungskategorie (ob für interne oder externe Buchungen), welche Benutzergruppen bzw. welche einzelnen User eine Buchung anlegen dürfen und von wem diese Raumbuchung bewilligt werden soll. (Sie können hier natürlich auch festlegen, dass User/ Gruppen eine Buchung sowohl anlegen als auch bewilligen dürfen).
- Sie können anschließend optional noch eine Bemerkung vergeben.
- Speichern Sie diese Einstellungen.
Räume konfigurieren
Wenn alle zentralen Konfigurationsmöglichkeiten definiert worden sind, können diese Eigenschaften anschließend den Räumen in Ihrem System zugewiesen werden. Damit definieren Sie beispielsweise zu welchen Uhrzeiten und Zeiträumen ein Raum gebucht werden kann bzw. wer diesen Raum buchen darf.
- Klicken Sie dazu auf Räume unter Stundenplan > Raumverwaltung > Räume.
- Wählen Sie einen angelegten Raum aus oder erstellen Sie einen.
- Wählen Sie dazu eine oder mehrere der angelegten Verfügbarkeiten aus.
- Wählen Sie eine oder mehrere der angelegten Bestuhlungspläne aus.
- Wählen Sie eine der definierten Raumbuchungsberechtigungen aus.
Raumbuchung
Neuen Raum buchen
Um nun einen Raum zu buchen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Raumbuchungen" (Stundenplan > Raumverwaltung > Raumbuchungen). Hier werden Ihnen wieder zunächst alle bereits durchgeführten Raumbuchungen angezeigt.
1. Um eine neue Raumbuchung anzulegen, klicken Sie bitte den Menüpunkt "Raumbuchung anlegen".
2. Bestimmen Sie zunächst den Namen der Buchung. Der Buchungsstatus beim Anlegen einer Buchung ist in dem Fall "Entwurf".
3. Wählen Sie anschließend den gewünschten Raum für die Buchung. Hier werden Ihnen nur die Räume zur Auswahl angezeigt, für die Sie auch eine entsprechende Raumberechtigung haben.
4. Abhängig vom Raum werden nun die verfügbaren Bestuhlungsvarianten dieses Raumes zur Auswahl angezeigt. Sie können nun bestimmen, ob eine dieser Bestuhlungen für diese Raumbuchung gelten soll.
5. Wählen Sie anschließend die gewünschte Buchungskategorie (ob für interne oder externe Buchungen) und den entsprechenden Buchungskontakt (über das Icon rechts neben dem Feld "Kontakt" können neue Kunden angelegt werden. Diese werden automatisch im internen CRM abgelegt.)
6. Nun definieren Sie den Zeitraum der Buchung. Sie können hier auch einen längeren Zeitraum sowie Buchungsintervalle für längere Zeiträume festlegen, um sich wiederholende Buchungen mit einem Mal anzulegen.
7. Klicken Sie anschließend den Button "Raumverfügbarkeit prüfen". Das System prüft nun folgende Verfügbarkeiten:
- Darf der Raum entsprechend der definierten Raumverfügbarkeiten (siehe Punkt 1) überhaupt gebucht werden?
- Ist der Raum im Stundenplan für den gewünschten Zeitraum noch verfügbar?
- Sind keine anderen Buchungen für diesen Raum in diesem Zeitraum vorhanden?
8. Wenn alle 3 Bedingungen erfüllt sind, kann diese Raumbuchung anschließend mittels "Speichern" abgeschlossen werden.
Je nach Raumberechtigung wird die Buchung zunächst mit Status "Angelegt" oder aber direkt mit Status "Bewilligt" gespeichert.
Raumplanung
Klicken Sie auf Raumplanung um alle Räume mit ihren Buchungen zu überblicken:
Dazu gibt es viele Filtermöglichkeiten:
- Datum und Zeit wählen
- Gebäude und Raumkategorie wählen
- Raumname oder Code eingeben
- freie Räume, bzw. freie Buchungszeiträume anzeigen lassen
Darunter gibt es eine Übersicht über die Verfügbarkeit von Räumen
Hier können Sie die gebuchten Zeiträume in rot sehen. Wenn Sie die Maus auf einen gebuchten Zeitraum halten, sehen Sie Details zur Buchung.
Workflow der Buchung
Den hinterlegten Workflow einer Raumbuchung sehen Sie in dieser Abbildung:
Das heißt, wenn für eine Buchung aufgrund der entsprechenden Buchungsberechtigung zunächst der Status "Angelegt" vergeben worden ist, ist dieser Raum nicht automatisch auch im System geblockt. Diese Buchung muss anschließend noch durch den entsprechenden Verantwortlichen bewilligt werden.
Dazu erhält dieser eine E-Mail-Benachrichtigung und kann über den Button "Bewilligen" die jeweilige Buchung bewilligen.
Eine angelegte, aber noch nicht bewilligte Raumbuchung wird für weitere Raumbuchungen als "reserviert" mit einer Warnung angezeigt. Dieser Status unterstützt Anwender, Doppelreservierungen zu vermeiden.
Anzeige der gebuchten Räume
Der bewilligte Raum wird anschließend geblockt und im Stundenplan (Filterung nach Raum H0001) angezeigt:
Auch Stundenplaner können diesen Raum für den jeweiligen Zeitraum nicht mehr buchen.
Beispiel: Der Raum H0001 darf von Lehrern, dem Sekretariat und von Administratoren sowohl für interne als auch externe Zwecke gebucht werden. Diese Buchung muss aber von Schulleitern anschließend bewilligt werden. Nach dem Speichern wird diese Buchung zunächst mit dem Status "Angelegt" in der Buchungsübersicht angezeigt.
Löschen von Raumbuchungen
Raumbuchungen können in folgenden Fällen gelöscht werden:
- Anwender haben die Berechtigung den entsprechend gebuchten Raum zu bewilligen
- Eigene angelegte Buchungen dürfen solange gelöscht werden, bis diese noch nicht bewilligt sind
Bitte beachten Sie, dass Anwender in beiden Fällen aber die Berechtigung "Raumbuchungen löschen" benötigen.
In der Raumbuchungsübersicht erscheint zunächst unabhängig von der Berechtigung für alle Anwender das "Löschen"-Icon. Erst wenn dieses Icon angeklickt wird, wird geprüft ob der Anwender überhaupt diese Raumbuchung löschen darf.
Raumbuchungsmails
Um automatisierte Raumbuchungs-Emails zu versenden, können individuelle E-Mail Vorlagen angelegt werden. Legen Sie diese unter Einstellungen > Schüler-Lehrer > Emailvorlagen an.
Folgende Platzhalter können hier verwendet werden:
| Platzhalter Name | Bedeutung |
| ###From### | Von (Zeitraum der Raumbuchung) |
| ###To### | Bis (Zeitraum der Raumbuchung) |
| ###TimeFrom### | Zeit von |
| ###TimeTo### | Zeit bis |
| ###Occation### | Anlass |
| ###Comment### | Kommentar |
| ###BookingName### | Buchungsname |
| ###PreperationTime### | Vorbereitungszeit |
| ###Category-DE### | Buchungskategorie |
| ###Inventory### | Inventar |
| ###InventoryType### | Typ des Inventars |
| ###Cost### | Kosten |
| ###Name### | Name des E-Mail Empfängers |
| ###FirstName### | Vorname des E-Mail Empfängers |
| ###LastName### | Nachname des E-Mail Empfängers |
| ###Now### | Aktuelles Datum der E-Mail |
| ###Room### | Raum |
| ###Seating### | Bestuhlung |
| ###People### | Teilnehmerzahl |
| ###Days### | Wochentage der Raumbuchung (Kürzel der Wochentage) |
| ###Approver### | Name des Bewilligers |
Bitte kontaktieren Sie nach dem Anlegen der entsprechenden Vorlagen unseren Support, so dass die Mailvorlagen mit dem entsprechenden Verwendungszweck durch unsere Technik verknüpft werden können.