Mit dieser Version steht Ihnen – sofern Sie das entsprechende Add-On lizenziert haben – der „Digitale Kalender“ zur Verfügung.
Der "Digitale Kalender" ermöglicht es Ihnen, neben den regulären Stundenplandaten auch Termine zu erstellen, speichern und anzeigen zu lassen. Je nach Berechtigung werden diese Termine nutzerspezifisch (z. B. Schüler) sichtbar gemacht.
Sollten Sie den Digitalen Kalender noch nicht lizenziert haben, aber Interesse daran haben, wenden Sie sich bitte an unseren Support. Wir beraten Sie gerne.
Schritt-für-Schritt Anleitung
Grundkonfiguration
Mit der Lizenz des Digitalen Kalenders stehen Ihnen ab sofort zwei neue Rollen-Berechtigungen zur Verfügung:
- Kalender verwalten (stellt die allg. Verwaltung in den CRM-Einstellungen zur Verfügung*)
- Persönlicher Kalender (Ermöglicht die Nutzung/ Einsicht des persönlichen Kalenders, unabhängig von den externen Terminen, auf die CRM-User separate Einsicht erhalten können)
Sowie, mit der Berechtigung "Kalender verwalten" und *mit der Berechtigung "CRM-Einstellungen", eine weitere Systemeinstellung: Kalender.
Pfad: Einstellungen - Allgemein - Systemeinstellungen > Kalender
Kalender anlegen
In den Systemeinstellungen haben Sie nun die Möglichkeit Kalender anzulegen. Diese Kalender können von allen berechtigten User-(Rollen!)-Gruppen entweder gelesen oder bearbeitet werden.
Um einen Kalender, bspw.:
- "Kalender für Elternsprechtage"
- "Sportfeste"
- "Schulische Brückentage"
- "Übergreifender Kalender"
- o.ä. anzulegen
Klicken Sie bitte auf und erstellen einen Kalender, welchem Sie diverse Eigenschaften (Name, Code, Beschreibung, Farbe und Schulzuordnng- auch mandantenübergreifend!) zuweisen können.
Unter "Rollen" können Sie nun angeben, wer diesen erstellten Kalender einsehen kann (z.B.: Benutzer mit der Rolle "Eltern") oder Termine erstellen darf (z.B.: Benutzer mit der Rolle "Sekretariat").
Termine erstellen und einsehen
Im Menü "Stundenplan" können nun Termine erstellt und eingesehen werden.
Über das Einstellungsmenü des Stundenplans, können Sie sehen, auf welche Kalender Sie Zugriff haben.
- Mein Kalender: Dieser Kalender zeigt nur die Termine an, die man [sich] selbst erstellt hat (insofern Berechtigung vorhanden).
- externe Termine (alt.: Andere Kalender): Dieser Kalender beinhaltet alle Termine, die meiner Rolle (z.B. Eltern) zugewiesen wurde. Termine zu denen ich eingeladen wurde, sind nicht in "Mein Kalender" sichtbar, außer Sie wurden durch den User selbst erstellt.
- Alle weiteren Kalender: diese (durch die Administration) erstellten Kalender sind nur dann einsehbar bzw. beschreibbar insofern den Usern (s.o.) die Berechtigung zugewiesen wurde (man könnte bspw. auch einen Kalender machen für Lehrpersonal-Absprachen).
Um nun einen Termin zu erstellen klicken Sie bitte auf . Folgend öffnet sich ein Pop-Up-Menü.
Unter "Kalender" können Sie nun den Kalender auswählen, für welchen Sie einen Termin erstellen möchten. "Persönlicher Kalender" ist dabei standardmäßig vorausgewählt. Es werden nur die Kalender zum Erstellen eines Termins angezeigt, zu denen der User Schreib-Rechte (s.o.) erhalten hat.
Unter Allgemein geben Sie einen Betreff, sowie, bei Bedarf eine Beschreibung ein.
Unter "Teilnehmer" können Sie einzelne System-Nutzer hinzufügen.
Insofern Termine in einen öffentlichen Kalender eingetragen werden, können diese Termine von allen Nutzern der zugewiesenen Nutzer-Rollen-Gruppe eingesehen werden: Persönliche Rücksprache (Lehrperson lädt Eltern ein) vs. Schulischer Brückentag (Kalender Schulkalender, Einsicht durch alle berechtigten User).
Einsicht über das Dashboard
Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, über das Dashboard-Widget (Stundenplan) den Kalender einzusehen.