Digitaler Kalender - Add-On

Hinweis: Voraussetzung zur Nutzung des Tools ist eine Lizenz, die bei All4Schools erworben werden kann. Bitte kontaktieren Sie bei Interesse unseren Support.

Der "Digitale Kalender" ermöglicht es Ihnen, neben den regulären Stundenplandaten auch Termine erstellen, speichern und anzeigen zu lassen. Je nach Berechtigung werden diese Termine nutzerspezifisch (z. B. am Schüler) sichtbar gemacht.

Grundeinstellungen

Mit der Lizenz des Digitalen Kalenders stehen Ihnen ab sofort zwei neue Rollen-Berechtigungen zur Verfügung, die Sie unter Schüler-Lehrer > Andere > Rollen konfigurieren müssen.

• CalendarAdmin: stellt die allg. Verwaltung in den CRM-Einstellungen zur Verfügung
• PersonalCalendar: Ermöglicht die Nutzung/ Einsicht des persönlichen Kalenders, unabhängig von den externen Terminen, auf die CRM-User separate Einsicht erhalten können

Kalender anlegen

In den Systemeinstellungen unter Einstellungen > Systemeinstellungen > Kalender haben Sie nun die Möglichkeit Kalender anzulegen. Diese Kalender können von allen berechtigten User-(Rollen!)-Gruppen entweder gelesen oder bearbeitet werden. 

Um einen Kalender anzulegen, bspw.: Kalender für Elternsprechtage, Sportfeste, Schulische Brückentage, Übergreifender Kalender o.ä. klicken Sie bitte auf das "+"-Symbol und erstellen einen Kalender, welchem Sie diverse Eigenschaften (Name, Code, Beschreibung, Farbe und Schulzuordnng- auch mandantenübergreifend) zuweisen können. 
 

Unter "Rollen" können Sie nun angeben, wer diesen erstellten Kalender einsehen kann (z.B. Benutzer mit der Rolle "Eltern") oder Termine erstellen darf (z.B. Benutzer mit der Rolle "Sekretariat").

Termine erstellen und einsehen

Im Menü "Stundenplan" können nun Termine erstellt und eingesehen werden.

Über das Einstellungsmenü des Stundenplans, können Sie sehen, auf welche Kalender Sie Zugriff haben.

Mein Kalender: Dieser Kalender zeigt nur die Termine an, die man [sich] selbst erstellt hat (insofern Berechtigung vorhanden). externe Termine (alt.: Andere Kalender): Dieser Kalender beinhaltet alle Termine, die meiner Rolle (z.B. Eltern) zugewiesen wurde. Termine zu denen ich eingeladen wurde, sind nicht in "Mein Kalender" sichtbar, außer Sie wurden durch den User selbst erstellt. Alle weiteren Kalender: diese (durch die Administration) erstellten Kalender sind nur dann einsehbar bzw. beschreibbar insofern den Usern (s.o.) die Berechtigung zugewiesen wurde (man könnte bspw. auch einen Kalender machen für Lehrpersonal-Absprachen).

Um nun einen Termin zu erstellen klicken Sie bitte auf "Termin einstellen". Folgend öffnet sich ein Menü:

Unter "Kalender" können Sie nun den Kalender auswählen, für welchen Sie einen Termin erstellen möchten. "Persönlicher Kalender" ist dabei standardmäßig vorausgewählt. Es werden nur die Kalender zum Erstellen eines Termins angezeigt, zu denen der User Schreib-Rechte (s.o.) erhalten hat.

Unter "Allgemein" geben Sie einen Betreff, sowie bei Bedarf eine Beschreibung ein.

Unter "Teilnehmer" können Sie einzelne System-Nutzer hinzufügen.

Insofern Termine in einen öffentlichen Kalender eingetragen werden, können diese Termine von allen Nutzern der zugewiesenen Nutzer-Rollen-Gruppe eingesehen werden: Persönliche Rücksprache (Lehrperson lädt Eltern ein) vs. Schulischer Brückentag (Kalender Schulkalender, Einsicht durch alle berechtigten User). 

Einsicht über das Dashboard

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, über das Dashboard-Widget Stundenplan den Kalender einzusehen.