Um Sie beim Schuljahres-/Semesterwechsel zu unterstützen, bieten wir eine Funktion zur Übernahme von Klassen, Schülern, Fächern, Lehrern, Noten und weiteren Einstellungen an. Für diese Funktion existiert ein Assistent, der Sie Schritt für Schritt durch den Schuljahres-/ bzw. Semesterwechsel führt.
Bitte lesen Sie sich die Hinweise in diesem Abschnitt (inkl. der neuesten Aktualisierungen!) sehr aufmerksam durch!
Bitte beachten Sie auch diese beiden Dokus:
- Wie versetze ich eine Klasse zum Halbjahreswechsel? (Semesterwechsel-Assistent)
- Wie versetze ich eine Klasse zum Schuljahreswechsel? (Semesterwechsel-Assistent)
- Wie gehe ich mit Wiederholern um? Ein/e Schüler/in muss die Klasse wiederholen
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Gehen Sie auf Schüler-Lehrer > Klassenverwaltung > Klassen und klicken Sie, ohne eine spezifische Klasse auszuwählen, auf "Semesterwechsel-Assistent".
Schritt 1: Semester wählen
Bestimmen Sie zunächst das Ursprungs- und das Zielsemester (also von welchem Schuljahr/ Semester in welches Schuljahr/ Semester die Daten übertragen werden sollen). Klicken Sie anschließend "Weiter".
Aktivieren Sie "Überschreiben" nur, wenn (teilweise) bereits erfasste Daten überschrieben werden sollen. Führen Sie den Semesterwechselassistenten zum ersten Mal aus oder haben noch keine Fächer an den Klassen manuell aktiviert, ist die Aktivierung irrelevant.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, können Sie die Checkbox aktivieren.
Schritt 2: Einstellungen der Klassen
Im Schritt 2 können Sie nun alle Optionen bestimmen, die bei der Schuljahres-/Semesterübernahme berücksichtigt werden sollen. Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:
1. Die Klassennamen können automatisiert für das neue Schuljahr geändert werden.
2. Die Klassencodes können automatisiert für das neue Schuljahr geändert werden.
3. Die Klassenstufen Schlagwörter können automatisiert hochgesetzt werden.
Klassennamen/ Klassencodes
Falls die Klassennamen- und codes automatisiert fortgeschrieben werden sollen (insbesondere beim Schuljahreswechsel für allgemeinbildende Schulen), muss die relevante Bildungsregel in der jeweiligen Klasse eingetragen werden. Diesen Punkt finden Sie, wenn Sie das kleine Häkchen im allgemeinen Definitionsbereich einer Klasse aufklappen:
Hier finden Sie ebenso alle relevanten Informationen zum automatisierten Fortschreiben einer Klasse.
Sollten Sie keine Bildungsregel hinterlegen, können Sie im letzten Schritt die Namen manuell anpassen.
Klassenstufen-Schlagworte
Klassenstufen-Schlagworte beziehen sich (idR nur) auf das aktuelle Schuljahr. Beispiel: "Jahrgang 5" oder "Klassenstufe 5".
Es macht also nur dann Sinn, diese zu kopieren, wenn Sie innerhalb des gleichen Schuljahres bleiben. Diese Option sollte demnach nicht aktiviert werden, wenn Sie einen Schuljahreswechsel vornehmen.
Für einen Schuljahreswechsel können Sie die Option "erhöhen" auswählen, insofern Ihre Schlagworte einer Logik folgen: Klassenstufen-Schlagworte werden nur gemäß hinterlegter Reihenfolge erhöht (Treppenartig).
Sollte Sie also zwischen den Klassenstufen noch weitere Werte haben, so erhält die Klasse im kommenden Schuljahr das zwischengesetzte Schlagwort: In diesem Fall würde aus Klassenstufe 1 --> Bericht werden
Falls Sie also die Klassenstufen-Schlagworte für weitere Filterungen nutzen (z.B.: 5a, 5b, etc.), empfiehlt es sich für den Schulajhreswechsel die Option "nicht übernehmen" anzukreuzen. Andernfalls würde aus einer 5a nur eine 5b werden:
Schlagworte kopieren
Schlagworte, sind unabhängig von den Klassenstufen-Schlagworten als globale Schlagworte zu betrachten, die in der Regel für jedes Schul-(halb)jahr/ Semester gültig sein können (sich nicht verändern). Nutzen Sie beispielweise den öffentlichen Stundenplan, oder StudioTimes, so ist es ratsam, die Schlagworte zu kopieren.
Allgemeine Schlagworte könnten aber auch beispielsweise "AG-Klasse", "Förderbedarfsklasse" oder "Inklusionsklasse" sein.
Erfahren Sie hier mehr zu Schlagwörtern für den öffentlichen Stundenplan.
Schritt 3: Fächer
- Profilfächer: Falls Sie bei der Klassenverwaltung ein Ausbildungsprofil hinterlegt haben und im Vorsemester bereits Profilfächer aktiviert waren, können diese automatisiert mit ins nächste Semester übernommen werden (falls diese entsprechend für das Folgesemester auch in den Ausbildungsprofilen definiert sind)
- Pflichtfächer (Ergänzungsfächer): Die Standardfächer, abgeleitet aus dem Ausbildungsprofil, können automatisiert in das neue Schuljahr/ Semester übernommen werden. D.h. wenn bei der Definition von Ausbildungsprofilen die Checkbox "Standard" aktiviert ist und diese Option aktiviert wird, werden diese Fächer automatisiert der Klasse im Folgesemester angehangen.
- Zusätzliche Fächer: Falls im Vorsemester an der Klasse "Zusätzliche Fächer" definiert waren, können diese mit dieser Option automatisiert in das Folgesemester übernommen werden.
Achtung:
Sollten Sie die Checkbox "Ergänzungsfächer" anklicken, ist es besonders wichtig, in Schritt 5 ausschließlich die Klassen auszuwählen, in denen diese Pflichfächer ab kommendem Schul-(halb)jahr unterrichtet (hinzugefügt) werden sollen.
Beispiel: Nutzen Sie Unterklassen für Ethik/ Religion ist es besonders wichtig, diese Klassen in Schritt 5/7 nicht anzuwählen, da sonst die Pflichtfächer ebenfalls in dieser Klasse hinzugefügt werden.
Das Ergebnis wäre, dass Levi Musterkind das Ergänzungsfach "Physik" 2x hinterlegt haben würde: 1. Über die Hauptklasse (korrekt) und 2. über die Unterklasse (inkorrekt).
Der Assistent muss mithin also mindestens 2x ausgeführt werden.
Gleiches gilt für Klassen, in denen die Zusatzfächer mit übernommen werden sollen, vs. nicht mit übernommen werden sollen (zB weil es einen Girl's Day an der Schule gab) Dieses Zusatzfach sollte natürlich in dem einen Schuljahr bleben. Wiederum "Klassen" die nur als Hülle dienen und nur mit einem Zusatzfach arbeiten, sollten dann separat versetzt werden mit der Option "zusätzliche Fächer beibehalten".
Es kann also durchaus vorkommen, dass der Assistent mehrfach ausgeführt werden muss. Dies hängt immer davon ab, wie Ihre Klassen aufgebaut sind.
Eine Grundschule, in der alle Schüler immer alles im Klassenverband haben, muss den Assistent also idR nur einmalig ausführen weil alle Klassen 1-4 nach den gleichen Regeln versetzt werden.
Schritt 4: Schüler/ Lehrer-Einstellungen
- Die Schüler der Klasse können automatisiert in das Folgesemester/Folgeschuljahr übernommen werden.
- Die Klassenlehrer können automatisiert mit in das neue Semester übernommen werden.
- Die Fachlehrer der Klasse können automatisiert im neuen Schuljahr der Klasse wieder zugeordnet werden.
Falls die Option "Lehrer beibehalten" aktiviert ist, können ebenso die Notenkategorien der Lehrer automatisiert in das Folgesemester übernommen werden. Dies ist die Vorraussetzung um Noten (inkl. Skalen) von einem Semester in das nächste Semester zu übertragen.
Bitte beachten Sie für den Notenübertrag folgendes:
Falls Sie noch keinen Notenschluss hatten (z.B.: Halbjahreswechsel) können Sie den Assistenten 2x ausführen. 1x ohne Noten (um bereits mit der Stundenplanung zu beginnen) und ein 2x um anschließend die Noten zu übertragen. Sobald Sie die Noten einmal übertragen haben, können diese nicht mehr erweitert werden. Ergo: Sollten Sie nach dem Übertrag noch Noten im 1. Semester eintragen, sind diese nicht automatisch als Kopie im 2. Semester.
Sie sollten also erst dann die Noten übertragen, wenn im 1. Halbjahr wirklich alle Noten bereits Notenschluss hatten und die Notenblätter geschlossen sind.
Achtung: Rollen Sie bitte den Stundenplan im 2. Halbjahr noch nicht aus, solange Sie die Noten noch nicht übertragen haben (insofern Sie die Noten überhaupt vom 1. ins 2. Haljahr übertragen möchten).
- Bereits angelegte Testkategorien können automatisiert in das Folgesemester/Folgeschuljahr übernommen werden.
- Bereits angelegte Tests können automatisiert in das Folgesemester/Folgeschuljahr übernommen werden.
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Bereits angelegte Beurteilungen können automatisiert in das Folgesemester/Folgeschuljahr übernommen werden. Diese werden bei Aktivierung dieser Option, wie bei den Tests und Testkategorien dem Lehrer aus dem Vorsemester zugeordnet.
Schritt 5: Auswahl der Klassen
Im Schritt 5 können Sie alle relevanten Klassen auswählen, für welche die vorhergehenden Funktionen angewandt werden sollen. Hier sehen Sie ebenso nochmals die Klassennamen und -codes für das Zielsemester (welche manuell auch nochmals angepasst werden können). Diese Übersicht ist insbesondere dann relevant, wenn Klassennamen im Folgesemester anders sein sollen.
Möglichkeit der manuellen Überarbeitung der Klassennamen und -codes:
Beachten Sie bitte hier die Hinweise aus Schritt 3. Führen Sie den Assistent bitte für Unterklassen und Hauptklassen getrennt aus. Entsprechend der Voraussetzungen der jeweiligen Klassen!
Schritt 6: Prüfergebnis / Validierung
Schritt 6 zeigt Ihnen das Prüfergebnis an, so dass Sie hier ggf. nochmals darauf hingewiesen werden, dass bereits Daten vorhanden sind. Falls Meldungen aufkommen, diese aber für Sie OK sind, können Sie durch Klick auf den Button "Ausführen" den Semesterwechsel starten.
Schritt 7: Resultat
Schritt 7 zeigt die Anzahl aller geänderten Datensätze detailliert an.
Achtung: Bitte beachten Sie, dass der Semesterwechselassistent nur dann ein zweites Mal ausgeführt werden kann, wenn im Zielsemester noch keine Noten vorhanden sind bzw. kein Stundenplan ausgerollt wurde. Der Stundenplan kann jedoch bereits als Entwurf erstellt werden.