Digitale Krankmeldung / Krankmeldeworkflow - Add-On

Videoanleitung

Allgemein

Seit der Version 2.14.6 steht Ihnen in All4Schools die Online-Krankmeldung (sofern lizenziert) zur Verfügung. Schüler oder Eltern können nun über das Dashboard die (digitale) Krankmeldung direkt vornehmen. In der Version 3.0 wurde der Workflow erweitert. Wie die Fehlzeit-Anfragen behandelt werden, wird über die Workflow-Konfiguration eingestellt.

Neu ab Version 3.2: Werden Fehlzeiten(-anfragen) über das Menü "Fehlzeiten anzeigen" bearbeitet, erscheinen diese nicht mehr als To-Do im (Klassen-)Lehrer-Dashboard (insofern der Workflow "Mit Freigabeprozess [durch Klassenlehrer]" ausgewählt ist). Zudem können Anhänge ab V.3.2 ebenfalls über das Menü "Fehlzeiten anzeigen" direkt eingesehen und heruntergeladen werden.

Konfiguration - Administration

Um die „Digitale Krankmeldung“ zu nutzen, müssen diverse Grundeinstellungen hinterlegt werden. Die Einstellungen können je Mandant unterschiedlich sein.

Dabei gibt es in der Workflow-Konfiguration folgende Workflows zur Auswahl:

• Krankmeldung durch CRM-Typ Schüler ohne Freigabe durch Klassenlehrperson, mit automatischen Status „offen“
• Krankmeldung durch CRM-Typ Schüler mit Freigabe durch Klassenlehrperson, mit automatischen Status „offen“
• Krankmeldung durch CRM-Typ Eltern ohne Freigabe durch Klassenlehrperson, mit automatischen Status „offen“
• Krankmeldung durch CRM-Typ Eltern mit Freigabe durch Klassenlehrperson, mit automatischen Status „offen“
• Krankmeldung durch CRM-Typ Schüler ohne Freigabe durch Klassenlehrperson, mit automatischen Status „entschuldigt“
• Krankmeldung durch CRM-Typ Schüler mit Freigabe durch Klassenlehrperson, mit automatischen Status „entschuldigt“
• Krankmeldung durch CRM-Typ Eltern ohne Freigabe durch Klassenlehrperson, mit automatischen Status „entschuldigt“
• Krankmeldung durch CRM-Typ Eltern mit Freigabe durch Klassenlehrperson, mit automatischen Status „entschuldigt“

Einstellungen > Schüler-Lehrer > Workflow-Konfiguration

Weitere Voraussetzungen für die Online-Krankmeldung sind:

• Festlegung eines Klassenlehrers (Insofern die Klassenlehrpersonen eine Freigabe erteilen sollen -> Workflow-abhängig)
• Systemzugänge für die CRM-Typen Schüler und/oder Eltern (wobei „Eltern“ auch Erziehungsberechtigte oder bspw. Ausbilder sein können)
• Bei Eltern-Zugängen - die Schüler-Verknüpfung „zur Einsicht berechtigt“ im Tab Hierarchie

1. Krankmeldung erfassen (Eltern- oder Schülerdashboard)

Über das Dashboard können online Krankmeldungen, abhängig der Konfiguration Ihrer Bildungseinrichtung, erfasst werden:

1. Auswahl Variante Im 1. Schritt erfolgt eine Auswahl, für welchen Zeitraum die Krankmeldung vorgenommen werden soll. -> Sie können zwischen ganzen Tagen und einzelnen Unterrichtseinheiten wählen
2. Kommentar und Anhänge Kommentare und Dokumente können in Schritt 2 hinzugefügt werden.
3. Zusammenfassung und Bestätigung Der 3. Schritt zeigt eine Zusammenfassung der eingegebenen Daten und über den „Bestätigen und Buchen“-Button wird die Erfassung abgeschlossen.

2. Fehlzeit-Anfragen bearbeiten (Lehrerdashboard)

Hinweis: Bei dem Workflow „ohne Freigabeprozess durch Klassenlehrer/in“ ist die Bearbeitung bereits abgeschlossen. Die Fehlzeit wird als „offen oder genehmigt“ abgelegt.

Ist der Workflow „Mit Freigabeprozess durch Klassenlehrer/in“ eingestellt, erhält der Klassenlehrer die Fehlzeitanfragen über das Lehrerdashboard als offene Aufgabe. Diese Aufgaben können aktuell nur durch die Klassenlehrpersonen abgearbeitet und geschlossen werden.

Aufgaben Lehrer Dashboard Unter „Aufgaben“ im Tab „Todo“ können die Fehlzeiten-Anträge bearbeitet werden. Eventuelle Rückfragen und Forderungen von Nachweisen kann der Lehrer direkt vornehmen...
Aufgaben Eltern/Schüler Dashboard ... und erscheinen zum Nachreichen von Unterlagen im Dashboard der Schüler bzw. Eltern.

Wurde der Nachweis nachgereicht, kann die Krankmeldung durch den Lehrer genehmigt oder abgelehnt werden.

3. "Fehlzeiten anzeigen"

Bis zur Version 3.1 ersetzte die Bearbeitung der Fehlzeiten über das Menü "Fehlzeiten anzeigen" nicht die Abarbeitung der offenen Aufgaben. Ab Version 3.2 besteht nun die Möglichkeit, den Workflow über das Menü "Fehlzeiten anzeigen" abzuschließen. Die FZ-Anfrage erlischt dann unter Todo im Lehrerdashboard.

Offene Fehlzeitanfragen, welche noch nicht durch den Lehrer bearbeitet wurden, werden nun in der Spalte "Status Workflow" mit einer Sanduhr gekennzeichnet.

Abgeschlossene Workflows (Bearbeitung durch die Lehrkraft oder über Fehlzeiten anzeigen) erhalten eine Zielflagge.

Anhänge werden nun sowohl im Kommentarfeld erwähnt sowie im Abschnitt "Hochgeladene Dokumente" angezeigt. Mit einem Klick auf den Dateinamen kann die Anlage heruntergeladen werden.