Bei der automatisierten Erstellung von Reports können aufgrund von Word- und Excel-spezifischen Eigenheiten gelegentlich Besonderheiten auftreten. Im Folgenden sind einige bewährte Methoden, Workarounds und praktische Tipps zusammengefasst, um typische Probleme zu vermeiden oder effizient zu lösen.
Allgemeine Informationen zum Erstellen von Reports, Berichten und Dokumenten entnehmen Sie bitte folgender Seite: Reports, Berichte und Dokumente mittels Reportvorlagen erstellen
Inhaltsverzeichnis:
- Wiederholungszeilen festlegen
- Laufende Nummerierung
- Platzhalter-Werte werden in leeren Zeilen angezeigt
- Leere Zwischenseiten
Wiederholungszeilen festlegen
Wiederholungszeilen sorgen dafür, dass bestimmte Zeilen (z. B. Überschriften) auf jeder gedruckten Seite erscheinen, damit Tabellen auf mehreren Seiten klar lesbar bleiben.
Beispiel: Sie haben eine Tabelle mit 50 Zeilen und Überschriften in Zeile 1–2. Ohne Wiederholungszeilen stehen die Überschriften nur auf der ersten Seite. Mit Wiederholungszeilen erscheinen sie auf allen Seiten.
Gehen Sie auf die Registerkarte "Seitenlayout".
Klicken Sie auf "Drucktitel" (ganz rechts in der Gruppe „Seite einrichten“).
Im neuen Fenster "Seite einrichten" gehen Sie auf den Tab "Blatt"
"Wiederholungszeilen oben": Hier geben Sie die Zeilen an, die auf jeder Seite oben erscheinen sollen (z. B.
$1:$2für Zeile 1 und 2)."Wiederholungsspalten links": Optional, wenn bestimmte Spalten auf jeder Seite links stehen sollen.
Klicken Sie auf OK.
Bitte beachten Sie: Die Wiederholungen wirken nur beim Drucken oder in der Seitenlayout-Ansicht, nicht im normalen Arbeitsblatt.
Laufende Nummerierung
Möchten Sie eine laufende Nummerierung in Excel verwenden, nnutzen Sie hierzu folgende Formel: (Hier im Beispiel stehen die Daten in der dritten Zeile)
=WENN(D9<>"";ZEILE()-8;"") Die Formel muss in jede Zelle der Spalte kopiert werden.
Bedeutung der Formel: Wenn das Feld D9 leer ist, dann schreibe nichts. Wenn im Feld etwas steht, dann trage die aktuelle Zeilennummer [ ZEILE() ] ein. Da er aber in Feld neun nicht die aktuelle Zeilennummer 9 zurückgeben soll, sondern die 1 muss der Weert noch mit MINUS 8 abgezogen werden.
Platzhalter-Werte werden in leeren Zeilen angezeigt
Beim Umgang mit Platzhaltern in Excel kann es zu unerwartetem Verhalten kommen:
Wenn in einer Spalte ein Platzhalter einen Wert ausgibt und darunter leere Zellen vorhanden sind, kopiert Excel unter bestimmten Umständen automatisch den Platzhalterwert in die leeren Zellen. Dies führt dazu, dass ursprünglich leere Zellen fälschlicherweise den Wert des Platzhalters übernehmen, was insbesondere bei Datenanalysen oder beim Export von Tabellen zu fehlerhaften Ergebnissen führen kann.
Um das zu verhindern, nutzen Sie bitte folgende Formel:
=WENN(ZEILE()=8;"Bemerkung";"")Die Formel muss in jede Zelle der Spalte kopiert werden. Bitte entsprechend dem Tabellenkopf den Begriff "Bemerkung" austauschen.
Bedeutung der Formel: Wenn in Zeile 8 das Wort Bemerkung steht, dann lasse die aktuelle Zeile, in der die Formel steht, leer.
Leere Zwischenseiten
Wenn das Dokument mit einer Tabelle/Textblock endet, erzeugt Word automatisch einen unsichtbaren Absatz nach der Tabelle – der kann eine neue Seite verursachen.
Hier ein möglicher Lösungsansatz:
Steuerungszeichen ¶ anzeigen lassen
Absatzzeichen nach der Tabelle markieren
Schriftgröße auf 1 pt setzen