Reports, Berichte und Dokumente mittels Reportvorlagen erstellen

In All4Schools haben Sie die Möglichkeit, alle gespeicherten Daten mittels Reportvorlagen zu exportieren. Über diese Funktionalität lassen sich Auswertungen, Berichte und schulbezogene Dokumente erstellen.

Grundlegendes

Mit Hilfe von Reportvorlagen lassen sich strukturierte Daten direkt aus dem System abrufen und automatisiert in Dokumente überführen. Die Vorlagen definieren dabei Aufbau, Inhalte und Formatierung des jeweiligen Reports.

Auf Basis dieser Reportvorlagen können unterschiedliche Dokumente erzeugt werden, beispielsweise Auswertungen, Berichte oder schulbezogene Dokumente. Die benötigten Informationen werden dabei automatisch aus den im System gespeicherten Daten übernommen und entsprechend der Vorlage zusammengestellt.

Mögliche Anwendungsbeispiele sind:

• Einladungen zum Elternsprechtag
• Bestätigungsschreiben über die erfolgreiche Aufnahme in die Bildungseinrichtung
• Teilnahmebestätigungen
• Informationen über Schüler-Status (z.B.: "Impfstatus Masern")
• Informationen zu Klassenfahrten
• Fehlzeitenberichte
• Statistiken
• Klassenübersichten
• Zeugnisse

• usw.

Reportvorlage als Word oder Excel Datei erstellen

Layout festlegen

Um eine Reportvorlage zu erstellen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Erstellen Sie das Layout Ihres Reports in Excel oder Word bzw. nutzen Sie eine unserer fertigen Vorlagen unter Reportvorlagen Beispiele Übersicht und passen diese ggf. an. 

   • Um Reportvorlagen in Form von Serienbriefen zu erstellen, nutzen Sie das Format .docx. In diesem Fall werden die Werte jeweils auf einer neuen Seite im Word Format generiert (Bspw. pro Schüler eine neue Seite im Word Format)

   • Um Reportvorlagen in Form von Berichten zu erstellen, nutzen Sie das Format .xlsx. In diesem Fall werden die Werte in Listenform auf einer Seite im Excel Format eingetragen (Bspw. pro Schüler wird eine neue Zeile in der Excel Datei mit den entsprechenden Werten generiert). 

2. Legen Sie wie gewohnt Format, Seitenränder, Kopfzeilen, Fußzeilen und Seitenzahlen in Ihrem Dokument fest. Sie können auch Logos und Bilder in das Dokument einfügen. 

   • Hinweis: Wenn Sie mehrere Datensätze in ein Word-Dokument exportieren (Funktion "Dateien zusammenfassen") (z.B. für mehrere Schüler eine Teilnahmebestätigung in eine Word-Datei exportieren), muss die Word-Vorlage korrekt formatiert sein, sonst entstehen verschobene Umbrüche. Hinweise hierzu finden Sie in folgender Dokumentation: How-To Reportvorlagen-Formatierung

   • Hinweis: Bei der automatisierten Erstellung von Reports können aufgrund von Word- und Excel-spezifischen Eigenheiten gelegentlich Besonderheiten auftreten. Hier finen Sie einige bewährte Methoden, Workarounds und praktische Tipps: How-To Reportvorlagen-Tricks

Platzhalter einfügen

In All4Schools werden Daten in Reports mithilfe von Platzhaltern eingefügt. Diese Platzhalter haben das Format ###Platzhaltername### und werden beim Erstellen des Reports automatisch durch die entsprechenden Werte ersetzt. Die Daten können entweder aus dem System stammen (z. B. Schülerdaten oder Noten) oder vom Benutzer selbst definiert sein, etwa über Metafelder.

Auf Basis fest hinterlegter Systemfelder

Sie können die Platzhalter verwenden, die auf Basis fest hinterlegter Systemfelder bereits standardmäßig in All4Schools zur Verfügung stehen. 

• Diese werden Ihnen bei Klick auf das kleine Ausrufezeichen-Symbol oben rechts (im Bearbeitungsfeld Ihrer neuen Reportvorlage) angezeigt. Dort wählen Sie bitte aus, welche Art von Bericht Sie erstellen wollen (beispielsweise auf Basis von Schüler-Datenfeldern oder aus dem QV-Bereich für die Erstellung von Zeugnissen etc.)

• Beispiel: Vorname (jeglicher CRM-User [Schüler, Lehrer, Mitarbeiter...]) nutzt immer den Platzhalter ###FirstName###. Dieser Platzhalter wird anschließend in Ihrer tatsächliche Reportvorlage (Excel-Datei oder Word-Datei [ähnl. Serienbrief]) eingebaut. 

  =>Beispiel Excel Datei

  

  =>Beispiel Word-Datei (kann in ein PDF umgewandelt werden)

Auf Basis individueller CRM-Metafelder

Sie können auch eigene Platzhalter auf Basis Ihrer individuellen CRM-Metafelder einfügen. (eine Dokumentation, wie individuelle CRM-Metafelder angelegt werden, finden Sie hier: Zusatzfelder anlegen ("Metafelder") 

• Geben Sie dazu einfach den Schlüssel an, den Sie im jeweiligen CRM-Metafeld unter dem Namen des entsprechenden Feldes hinterlegt haben. Der jeweilige Platzhalter ist in dem Fall ###Schlüssel###. 

• Beispiel:  Gemäß dieser Abbildung ist der Platzhalter für Werte aus dem Feld "Geschwister": ###GESCH###. Das System gibt Ihnen dann jeweils den Wert aus, den Sie beispielsweise pro Schüler im jeweiligen Feld eingefügt haben.  

Auf Basis eingegebener Parameter

Eine Erklärung hierzu finden Sie weiter unten im Dokument

Fertige Reportvorlage in All4Schools anlegen

Um die Reportvorlage im System anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

• Gehen Sie in das Menü Reportvorlagen Einstellungen > Schüler-Lehrer > Reportvorlagen und klicken Sie auf den Button "Reportvorlagen erstellen".

Allgemeine Einstellungen

• Vergeben Sie einen Namen für den Bericht und wählen Sie einen "Vorlagentyp" aus. Der Vorlagentyp gibt an, in welcher Übersicht der Bericht generiert werden kann und welche Daten zur Verfügung stehen. (z.B. die Reportvorlage Schülerausweis sollte dem Vorlagentyp Schüler zugewiesen werden, so dass der Report im Menüpunkt Schüler mit den Stammdaten des Schülers erzeugt werden kann)
• Unter "Einschränkung auf Rollen (optional)" können Sie optional definieren, welche Rollen berechtigt sind, den Report zu nutzen.
• Erstellen Sie Reports zum Thema Fehlzeiten, können Sie im Feld "Fehlzeiten-Ermittlungsmethode" entsprechende Methoden auswählen. Eine detaillierte Erklärung finden Sie hier: Fehlzeitenauswertung Reporting ab V. 3.1 - Fehlzeitenermittlungsmethoden

Vorlage hochladen

• Sobald Ihre Word- bzw. Excel-Datei mit Platzhaltern befüllt ist, speichern Sie diese lokal auf Ihrem Rechner und laden diese anschließend unter "Vorlage - Datei" als Vorlage über den Button "Datei wählen" in das System.
• Hinweis: Reportvorlagen können mehrere Datei-Vorlagen beinhalten, die unter einem Report angelegt werden können. Sie können beispielsweise einen Elternbrief formulieren und für verschiedene Jahrgänge verschiedene Ausführungen hinterlegen und können diese Varianten alle unter einer Reportvorlage speichern oder Sie können mit dieser Methode automatisch Berichte in mehreren Sprachen ausgeben. Eine Anleitung hierzu finden Sie hier: Reportvorlagen gruppieren oder gemäß Korrespondenzsprache ausgeben

Parameter festlegen (optional)

• Vor der Erstellung eines Reports können Parameter definiert werden. Beim Start des Reports erscheint ein Abfragebildschirm, auf dem diese Parameter eingegeben werden können (z. B. aktuelles Datum oder aktuelles Schuljahr). Die angegebenen Werte werden anschließend in die entsprechenden Platzhalter im Report eingesetzt.

• Beispiel:

  • Parameter: Semester

  • Eingabe im Abfragebildschirm: SS 2026

  • Platzhalter im Report: ###Semester###

  • Im erzeugten Report wird der Platzhalter dann automatisch durch SS 2026 ersetzt.

Filter festlegen (optional)

• Hier lassen sich vor der Erstellung des Reports Filter anlegen, so dass bei der Erstellung des Reports nur bestimmte Daten einfließen können. Beim Erzeugen des Reports können Sie dann über eine Checkbox auswählen, ob Sie den Report mit oder ohne diesen Filter erstellen wollen.

Platzhalterwerte anpassen (optional)

• Platzhalter bieten zahlreiche Möglichkeiten zur Steuerung der Ausgabe. So können sie gruppiert werden, sodass mehrere zusammengehörige Werte nur dann angezeigt werden, wenn alle vorhanden sind. Auch Formatierungen sind möglich, beispielsweise für Zahlen oder Datumswerte. Darüber hinaus lassen sich Bedingungen und Vergleiche integrieren, um je nach Inhalt unterschiedliche Ausgaben zu erzeugen, etwa ein „-“ bei fehlenden Werten oder ein „%“ bei vorhandenen Noten.

• Beispiel:

  • In Reports können die Werte von Platzhaltern dynamisch ersetzt oder transformiert werden. So lässt sich zum Beispiel eine Note im Zeugnis nicht nur als Zahl, sondern als Text ausgeben.

    • Platzhalter: ###Note### = 1

    • Mit Formel: ###Note=="1"?"sehr gut":"-"###

    • Ausgabe im Report: „sehr gut“

  • Im Report selbst werden dann nicht die Formeln integriert, sondern ein festgelegter Schlüssel. Dadurch lassen sich lange Platzhalterdefinitionen abkürzen und mehrfach wiederverwenden. Im Unterschied zu den klassischen Platzhaltern, die mit ### markiert werden müssen, können die Schlüssel direkt als Text im Dokument verwendet werden – ohne Rauten. In diesem Beispiel wird dann z.B. Text(Note) in der Vorlage verwendet.

• Für eine vollständige Übersicht, Beispiele und fortgeschrittene Funktionen wie Vergleiche, Formatierungen, Gruppen, Verschachtelungen und Reportplatzhalter-Funktionen siehe diese ausführliche Dokumentation: Allgemeine Platzhalterhinweise

• Hier eine Übersicht an gängigen Platzhalterersetzungen für Zeugnisse: Platzhalter-Definitionen für Zeugnisse

Reports erzeugen

1. Gehen Sie in das gewünschte Menü, um Ihren Report zu erstellen. Reports können an verschiedenen Stellen im System erzeugt werden, je nachdem welcher Vorlagentyp ausgewählt wurde, z.B. unter:
   • Schüler-Lehrer > Schülerverwaltung > Schüler
   • Schüler-Lehrer > Schülerverwaltung > Schülerverträge
   • Schüler-Lehrer > Lehrerverwaltung > Lehrer
   • Schüler-Lehrer > Lehrerverwaltung > Lehrerverträge
   • Schüler-Lehrer > Klassenverwaltung > Klassen
   • Schüler-Lehrer > Rechnungen > Rechnungen
   • Fehlzeiten > Fehlzeiten anzeigen
   • Noten > Qualifikationsverfahren > Gesamtübersicht
   • ...

2. Wählen Sie die entsprechenden Parameter aus, z.B. die Klasse(n) oder die Schüler und klicken auf "Bericht erstellen". 

   Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie erst dann einen "Bericht erstellen"-Button zur Verfügung gestellt bekommen, wenn eine Reportvorlage für den jeweiligen Vorlagentyp hinterlegt wurde.

3. Das Fenster "Reporteinstellungen" öffnet sich und es werden Ihnen weitere Optionen angezeigt:
   • Dateien zusammenfassen (bei Word Reports): Alle ausgewählten Datensätze werden in EIN Word-Dokument zusammengefasst. Dies setzt voraus, dass die Vorlagen entsprechend formatiert sind, siehe How-To Reportvorlagen-Formatierung Ist diese Funktion nicht angehakt, werden für jeden Datensatz einzelne Word Dateien angelegt und in eine Zip-Datei gepackt.
   • PDF bei Word Reports: Erzeugt eine PDF-Datei
   • CSV bei Excel Reports: Erzeugt eine CSV-Datei
   • An Schüler anhängen bei Rechnungen und Zeugnissen: Der erstellte Report/Bericht wird im Bereich Anhänge beim Schüler hinterlegt. Entweder als Word oder PDF Dokument je nach Checkbox.
   • falls angelegt:  Parameter (Infos dazu hier im Artikel)
   • falls angelegt:  Filter (Infos dazu hier im Artikel)
4. Zum Schluss klicken Sie auf den Button "Erstellen" und Ihr erzeugter Report wird heruntergeladen.

Weiterführende Informationen und Beispiele

• Reportvorlagen Beispiele Übersicht
• Reportvorlagen gruppieren oder gemäß Korrespondenzsprache ausgeben
• How-To Reportvorlagen-Formatierung
• How-To Reportvorlagen-Tricks
• Allgemeine Platzhalterhinweise
• Zeugniserstellung von A-Z