Schülerdaten werden in All4Schools zentral über das Schüler-Lehrer-Management verwaltet. Sie können manuell oder automatisch über einen Datenimport in das System geladen werden.
In dieser Dokumentation erläutern wir Ihnen die manuelle Datenanlage. Für detaillierte Informationen zum Datenimport lesen Sie bitte hier nach: Wie importiere ich Schüler (automatischer Datenimport)?
Schüler manuell anlegen
1. Bitte wechseln Sie zum Menüpunkt Schüler-Lehrer > Schülerverwaltung > Schüler, um bereits angelegte Lernende bearbeiten bzw. ansehen oder komplett neue Datensätze eintragen zu können.
2. Wenn Sie neue Schüler anlegen möchten, klicken Sie bitte auf den Button "Schüler erstellen". Sollten Sie bereits bestehende Schüler bearbeiten wollen, klicken Sie bitte beim jeweiligen Datensatz auf den grünen "Bearbeiten"-Button rechts. In beiden Fällen ist das erscheinende Fenster identisch.
Nachfolgend finden Sie eine kurze Beschreibung jedes zu befüllenden Reiters (auf Schüler-Ebene). Sollten Sie bestimmte Felder vermissen (beispielsweise Fotoerlaubnis, notwendige Medikamente etc.) schauen Sie bitte unter dem Punkt "Neue/Eigene CRM-Felder bzw. Metafelder anlegen" nach. Dort finden Sie eine ausführliche Beschreibung, wie Sie eigene Informationsfelder anlegen können.
Reiter „Stammdaten“
1. Im ersten Reiter "Stammdaten" können alle persönlichen Daten des Lernenden hinterlegt und zusätzlich ein Foto des Lernenden hinzugefügt werden. Klicken Sie dazu einfach unter dem Punkt Profilbild rechts in das Feld "Bild auswählen oder hineinziehen", wählen den relevanten lokalen Pfad auf Ihrem Computer aus und klicken Sie auf „Datei hochladen“.
2. Um eine Kommunikationstyp (Email, Telefon etc.) oder eine (Post-)Adresse eingeben zu können, klicken Sie bitte jeweils auf die Felder rechts "Kontakt hinzufügen" bzw. "Adresse hinzufügen". Nun öffnen sich weitere Eingabefelder, wo Sie die jeweiligen Daten hinterlegen können.
3. Nachdem Sie alle Stammdaten eingegeben, vervollständigt oder geändert haben, klicken Sie bitte auf „Speichern“.
Reiter „Vertragsdaten“
Im Tab "Vertragsdaten" werden alle vertragsrelevanten Stammdaten des Schülers erfasst. Bspw. können hier die Eltern des Schülers ausgewählt werden. Ebenso können Informationen zur Abholung des Schülers hinterlegt werden.
Achtung: Die Auswahl der Eltern hat anschließend Einfluss auf die Zugangsberechtigungen eben dieser. D.h. die Eltern, welche hier ausgewählt werden, sehen anschließend auch alle Daten dieses Schülers (Fehlzeiten, Noten etc.). Dies setzt die allgemein erteilte Einsichtsfreigabe der Eltern von Seiten der Schule voraus (was Eltern zentral sehen dürfen).
Reiter “Zeugnisdaten“
Hier können zeugnisrelevante Daten des jeweiligen Lernenden hinterlegt werden. Diese Daten haben teilweise auch Auswirkungen auf das Generieren der Zeugnisse (beispielsweise Auswahl der jeweiligen Fremdsprache).
Reiter „Fächerdaten“
Hier werden die entsprechende Klasse sowie die jeweils zugeordneten Fächer, welche der Lernende zu belegen hat, angezeigt. Diese werden automatisch hinterlegt, sobald ein Schüler einer Klasse zugeordnet wird.
Nicht mehr relevante Fächer können hier über den entsprechenden Button gelöscht werden.
Reiter „Kursdaten“
Hier werden alle Kurse angezeigt, welche der Lernende (abgesehen von den normalen Fächerdaten) belegt hat. Dazu können zusätzliche Sprachkurse, Arbeitsgemeinschaften oder Sportkurse gehören.
Reiter „Profil“
Hier wird der Werdegang des Lernenden angezeigt, d.h. welchen Klassen und Profilen er oder sie über die Jahre zugeordnet wurde.
Reiter „Hierarchie“
Hier werden die Verbindungen und Beziehung des Lernenden zu den CRM-Daten (beispielsweise Eltern oder Lehrbetrieben) dargestellt. Dies ist insbesondere für Auswertungszwecke relevant.
Reiter „Systemzugang“
Hier wird der individuelle Zugang jeden Schülers zum System hinterlegt. Als Anmelde-Name kann beispielsweise eine Kombination auf Vorname und Nachname oder eine individuelle Schüler-ID verwendet werden. Wichtig ist hier, dass er eindeutig ist und nicht doppelt vergeben wird.
Bitte beachten Sie, dass ihre individuellen Ansichten in der Schülerverwaltung aufgrund von Tab Berechtigungen bzw. anderen konfigurierten Zusatzfeldern von diesen Ansichten abweichen können.