In diesem Abschnitt werden Ihnen einige Beispiele von Fehlzeitenreports und Fehlzeitenermittlungsmethoden vorgestellt. Die Vorlagen-Datei(en) zum Download finden Sie ganz unten in diesem Artikel.
Allgemeine Informationen zum Erstellen von Reports, Berichten und Dokumenten entnehmen Sie bitte folgender Seite: Reports, Berichte und Dokumente mittels Reportvorlagen erstellen
Weitere hilfreiche Beispiel-Vorlagen, die Sie sich herunterladen, editieren und in Ihrem All4Schools System nutzen können, finden Sie hier: Reportvorlagen Beispiele Übersicht
Grundlegendes
Grundsätzlich gibt es im System mehrere Varianten Fehlzeiten darzustellen und zu exportieren:
Fehlzeiten anzeigen und bearbeiten und exportieren: Fehlzeiten überwachen - Anzeige und Bearbeitung von Fehlzeiten/Absenzen
- Report-Bericht (Fehlzeiten anzeigen)
Klassen-Schüler-Bericht Stundenauswertung pro Monat
Fehlzeitenexport für Zeugnisse: QV-Bericht
Für alle Berichtstypen finden Sie die entsprechenden Platzhalter in der Platzhalterdokumentation.
Möchten Sie Fehlzeiten semesterübergreifend ausgeben, finden Sie alle Informationen in folgendem Artikel: Warum sehe ich den den Menüpunkt Fehlzeiten Berichtswesen nicht mehr?/ Wie kann ich Fehlzeiten semesterübergreifend ausgeben?
Fehlzeiten anzeigen und bearbeiten und exportieren
Das Anzeigen, Überwachen und Bearbeiten von Fehlzeiten im System wird Ihnen hier erklärt Fehlzeiten überwachen - Anzeige und Bearbeitung von Fehlzeiten/Absenzen. Unter Fehlzeiten > Allgemein > Fehlzeiten anzeigen wird ein bestimmter Zeitraum gefiltert. Bei bedarf können weitere Filter (Klasse, Schüler usw.) genutzt werden. Über das Werkzeugsymbol können Sie nun CSV-Exporte für alle Einträge oder die aktuelle Anzeige erstellen.
Reportbericht (Fehlzeiten anzeigen)
Bitte erstellen Sie im ersten Schritt eine Reportvorlage mit dem Vorlagentyp "Schüler-Fehlzeiten-Bericht". Eine Anleitung, wie Sie eine Reportvorlage erstellen, finden Sie in folgendem Artikel: Reportvorlagen erstellen. Nachdem die Reportvorlage erstellt wurde, erscheint in der Übersicht "Fehlzeiten anzeigen" der Button "Bericht erstellen".
Mit Excel können Sie nun weitere Berechnungen anstellen. Es können Formeln verwendet werden, Sie können Zellen mit bestimmten Inhalten zählen lassen, Sie können mit bedingten Formatierungen arbeiten usw.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass weitere Datenverarbeitungen nicht zu unserem Support gehören. Natürlich helfen wir Ihnen gerne bei der Weiterentwicklung von Exceltabellen, da wir aber keine ausgebildeten Excel-Experten sind, sind unsere Kapazitäten und auch Kenntnisse ggf. begrenzt. Auch Hilfe von Foren im Internet können nützlich sein. Beachten Sie aber hierbei den Datenschutz. Schülerdaten dürfen nicht ins Internet gestellt werden - wenn Sie diese Art von Hilfen verwenden, anonymisieren Sie die Daten bitte.
Klassen-Schüler-Bericht - Stundenauswertung pro Monat
Dieser Bericht ist eine spezielle Anfertigung und wird Ihnen von uns als Download zum Hinterlegen bereitgestellt. Den Download finden Sie ganz unten auf dieser Seite (Stundenauswertung pro Monat.xlsx)
Voraussetzung ist, das zum einen ein Klassen-Schüler-Bericht nach entsprechendem Vorbild erstellt wurde und als Report-Vorlage gespeichert wurde. Des Weiteren muss die Fehlzeitenermittlungsmethode auf "Stunden pro Monat" eingestellt sein:
Der Klassen-Schüler-Bericht pro Monat wird nun in der jeweiligen Klasse erstellt.
Pfad: Schüler-Lehrer > Klassen > Klasse wählen > Bericht erstellen:
Wählen Sie nun einen beliebigen Tag des Monats aus, für den der Bericht erstellt werden soll:
Der Bericht wird Ihnen nun als Download zur Verfügung gestellt.
In der folgenden Tabelle können Sie nun die einzelnen Tage einsehen, sowie am Ende der Tabelle eine Übersicht.
Fehlzeitenexport für Zeugnisse: QV-Bericht
Natürlich müssen Fehlzeiten auf die Zeugnisse ausgegeben werden können. Damit Sie keinen Fehlzeitenexport auf das Zeugnis kopieren müssen, haben wir in All4Schools auch entsprechende Platzhalter im Zeugnisreport integriert. Diese können die Fehlzeiten aus gesamten Schuljahren und auch über mehrere Jahre zusammen ausgeben, so dass auch Fehlzeiten einer gesamten Ausbildung ausgegeben werden können.
Hierzu benötigen wir also den Zeugnisreport (QV-Bericht) und dieser wird wie das Zeugnis im Notenmanagement in der Gesamtübersicht ausgegeben.
Damit alle Fächer des entsprechenden Semesters in die Fehlzeitenermittlung einbezogen werden, brauchen wir einen Prüfungsplan. Der Prüfungsplan wird zur Zeugniserstellung erstellt und sagt dem Programm, welche Fächer berücksichtigt werden sollen. Wie Sie einen Prüfungsplan erstellen, finden Sie hier: Prüfungsplan
Erstellung des QV-Berichts:
Erstellen Sie eine Reportvorlage und wählen Sie QV-Bericht. Hinterlegen Sie die gewünschte Vorlage mit den gewünschten Platzhaltern und laden Sie die Vorlage hoch. Auch hier können Sie sich an der Anleitung Reportvorlagen erstellen orientieren.
Sie haben nun die Möglichkeit anhand der Platzhalter verschiedene Darstellungen auszugeben:
Fehlzeitenanzeige |
Platzhalter |
Fehlzeiten Ermittlungsmethode |
Gesamt Tage |
###absenceDaysTotal### |
Tage |
Gesamt Tage unentschuldigt |
###absenceDaysUnexcused### |
Tage |
Gesamt Tage entschuldigt |
###absenceDaysEexcused### |
Tage |
Gesamt Stunden |
###absenceTotal### |
Stunden |
Gesamt Stunden unentschuldigt |
###absenceUnexcused### |
Stunden |
Gesamt Stunden entschuldigt |
###absenceExcused### |
Stunden |
Gesamt: Tage und übrige Stunden unentschuldigt |
###singleAbsenceUnexcused### |
Tage |
Gesamt: Tage und übrige Stunden entschuldigt |
###singleAbsenceExcused### |
Tage |
In der Platzhalterdokumentation finden Sie natürlich weitere Platzhalter.
Die Vorlage könnte nun so aussehen (Der Abschnitt mit den Fehlzeiten könnte auch unter den Zeugnisnoten stehen):
Und mit den gepflegten Fehlzeiten würde der Bericht mit den Platzhaltern folgendes Ergebnis liefern:
Fehlzeitenermittlungsmethoden
Ab der Version 3.1 stehen Ihnen zusätzliche Fehlzeitenermittlungsmethoden zur Verfügung. Weitere Informationen dazu erhalten Sie im Artikel Fehlzeitenauswertung-Reporting ab V. 3.1 - Fehlzeitenermittlungsmethoden