Der Artikel beschreibt, wie man individuelle Zeugnisvorlagen in Word erstellt und mit Daten aus All4Schools befüllt.
Allgemeine Informationen zu Platzhaltern, entnehmen Sie bitte folgender Seite: Allgemeine Platzhalterhinweise
Allgemeine Informationen zum Erstellen von Reports, Berichten und Dokumenten entnehmen Sie bitte folgender Seite: Reports, Berichte und Dokumente mittels Reportvorlagen erstellen
Voraussetzungen
Um Zeugnisse in All4Schools zu generieren, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:
- Noten sind eingetragen -> Noteneingabe und Kommentare
- Prüfungsplan wurde erstellt -> Prüfungsplan und Gesamtübersicht der Noten
Zeugnisvorlage in Word gestalten
Damit Sie Ihr individuelles Zeugnis für Ihre Schule, Ihre Stadt, Ihr Bundesland oder Ihr Land entsprechend den Vorgaben erstellen können, gestalten Sie Ihre eigene Zeugnisvorlage. Diese Vorlage kann Kopfzeilen enthalten, Logos enthalten, Platz für Wasserzeichen haben, auf Ihr gewünschtes Papier gedruckt werden etc. Die einzige Einschränkung ist, dass es eine Word-Vorlage sein muss, da All4Schools nur Word- oder Excel-Vorlagen verarbeiten kann.
Hinweis: Die hier verwendete Beispielvorlage ist als Anhang am Ende des Artikels beigefügt.
Gehen Sie nun in folgenden Schritten vor:
- Word-Datei erstellen
- Format und Seitenränder
- Kopfzeilen
- Fußzeilen
- Seitenzahlen
- Logo und Name der Schule
- Schülerdaten
- Fehlzeitenfelder
- Notentabelle
- Bemerkungsfelder
- Platz für Unterschriften und Fußnoten
Schritte 1-5: Einstellungen Word-Dokument
Wenn Sie zu den Punkten 1-5 Hilfe brauchen, googeln Sie diese Punkte bitte, indem sie diese bei Google einfach eingeben (Bsp. Seitenzahlen in Word erstellen).
Hinweis: Sollen in der Kopfzeile bereits Namen von Schülern oder andere Daten aus dem System integriert werden, können Sie dort auch Platzhalter verwenden.
Schritt 6: Logo und Name der Schule
Auf einem Zeugnis werden Logos und Schulnamen häufig oben mittig dargestellt. Mit der Funktion Textfeld im Menü Layout erstellen Sie ein Textfeld.
In dieses Textfeld kopieren Sie Ihr Logo und können es anschließend mit der Maus an die gewünschte Stelle ziehen.
Hinweis: Für die Nutzung der Funktion „Dateien zusammenfassen“ müssen Word-Reportvorlagen speziell formatiert werden, damit keine fehlerhaften Seitenumbrüche entstehen. Hier erhalten Sie Hinweise zur Formatierung: How-To Reportvorlagen-Formatierung
Schritt 7: Schülerdaten integrieren
Gestalten Sie nun die Vorlage entsprechend Ihrer Wünsche und eventueller Bundesländer-Vorgaben und geben Sie die ersten Platzhalter ein. Eine detaillierte Doku zum Thema Platzhalter finden Sie hier: Allgemeine Platzhalterhinweise
Hierzu haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Sie können Platzhalter nutzen, die schon im System integriert sind. Diese finden Sie im Menü Einstellungen > Schüler-Lehrer > Reportvorlage" in der Platzhalterdokumentation unter Zeugnisse > QV-Report.
- Sie können auch eigene Platzhalter auf Basis Ihrer individuellen CRM-Metafelder einfügen, in dem Sie einfach den Schlüssel verwenden, den Sie im jeweiligen CRM-Metafeld unter dem Namen des entsprechenden Feldes hinterlegt haben. Der jeweilige Platzhalter ist in dem Fall ###Schlüssel###.
Tipp: Bitte verwenden Sie KEINE LEERZEICHEN, um Einzüge an die richtige Stelle zu setzen, da Namen mit unterschiedlicher Länge sonst die folgenden Einzüge verschieben. Damit in diesem Beispiel das „geboren am“ und das „Schuljahr“ immer an der gleichen Stelle untereinander stehen, verwenden Sie bitte Tabstopps. Damit diese sichtbar werden, stellen Sie bitte in Ihrem Word ein, dass Formatierungmarkierungen angezeigt werden.
Schritt 8: Fehlzeitenfelder
In diesem Beispiel sind die Fehlzeitenfelder direkt bei den Schülerdaten angelegt. Hier brauchen Sie die entsprechenden Fehlzeiten Platzhalter und platzieren diese an gewünschter Stelle auf dem Zeugnis.
Beachten Sie dazu Aspekte wie Zeugnisrelevanz von Fächern und die Fehlzeitenermittlungsmethoden. Mehr dazu finden Sie in unserer Anwenderdokumentation: Beispiel Fehlzeiten-Reports und Fehlzeitenermittlungsmethoden
Möchten Sie Stunden ausgeben, wählen Sie den entsprechenden Platzhalter für Stunden, möchten Sie Tage ausgeben, wählen Sie den Platzhalter für Tage. Und im Menü der Reportvorlage können Sie die Ermittlungsmethode entsprechend auf Stunden oder Tage anpassen. Im aktuellen Beispiel wurden Tage gewählt:
Schritt 9: Notentabellen
Anschließend können Sie eine Tabelle für die Notendarstellung erstellen. Im folgenden Beispiel wird zunächst eine Tabelle mit 4 Spalten für die Noten und Fächer erstellt. Sie können hier eine Tabelle mit 4 Spalten erstellen oder das Blatt in 2 Spalten aufteilen und jeweils 2 Tabellen mit 2 Spalten erstellen. Gehen Sie dazu unter dem Reiter Einfügen auf Tabelle einfügen und wählen Sie die entsprechende Größe:
Nun können Sie das Layout der Tabelle gestalten:
- Spaltenbreite
- Textausrichtung
- Feldfarbe
- Linienfarbe und -dicke
Im folgenden Beispiel wurden folgende Einstellungen gewählt:
- Spaltenbreite Fach: 5 cm, Spaltenbreite Note 3,5 cm
- Textausrichtung Fach: Linksbündig, Textausrichtung Note: Zentriert
- Feldfarbe Fach: keine Farbe, Feldfarbe Note: hellgrau
- Linienfarbe und -dicke: Linienfarbe: weiß, Liniendicke 6 Punkt
Wenn Sie Ihre Notentabelle fertig haben können Sie Ihre Fächer nach Ihren Vorgaben eintragen und dann folgen die Notenplatzhalter.
Die Notenplatzhalter werden aus dem Prüfungsplan (Noten > Qualifikationsverfahren > Prüfungspläne) entnommen. Haben Sie im Prüfungsplan für das Fach Englisch den Platzhalter „EN“ hinterlegt, kommt dieser in die Vorlage hinter Englisch.
Achtung: Der Platzhalter reicht an dieser Stelle nicht aus. Damit der Wert der Note ausgegeben wird, muss dem Platzhalter dies mitgeteilt werden. Der Platzhalter „EN“ wird also um ein „Value“ erweitert. Da nun ein Zahlenwert ausgegeben wird, sagen wir dem Programm noch die Anzahl der Kommastellen mit einem „|F0“ für 0 Kommastellen, wobei die 0 durch die entsprechende Zahl für die gewünschten Kommastellen erstzt werden kann.
In unsere Notenfelder kommt also bei Deutsch: ###DE.Value|F0###
Hinweis: Wenn die Formatierung sich ändert, weil z.B. ein Platzhalter so lang ist, dass die Tabelle sich verschiebt, dann wird beim Ersetzen des Platzhalters durch die Note, die ursprüngliche Formatierung wiederhergestellt.
Hinweis: Manchmal ist es nötig, einen Metafeldwert zum Beispiel durch einen Text zu ersetzen. Ein klassisches Beispiel hierfür sind Noten, welche in Textform ausgegeben werden sollen. Eine Anleitung hierfür, entnehmen Sie bitte folgender Seite: Platzhalter-Definitionen für Zeugnisse
Schritt 10: Bemerkungsfelder
Haben die Schüler an zusätzlichen Fächern, Kursen oder Arbeitsgemeinschaften teilgenommen, können Sie auch diese darstellen. Erstellen Sie für AGs oder Kurse einen entsprechenden Vermerk und fügen Sie im Folgenden die Platzhalter ein.
Für Bemerkungen empfiehlt sich ein Word-Textfeld mit einer festen Größe zu etablieren, da Bemerkungen sehr kurz oder lang ausfallen können und dann die abschließenden Zeilen mit Namen, Daten Unterschriften etc. verschoben werden.
Erstellen Sie dazu auch wieder ein Textfeld und platzieren Sie innerhalb dieses den Platzhalter für Bemerkungen wie im folgenden Beispiel:
Die Bemerkung kann nun klein ausfallen oder die gesamte Textbox ausfüllen. Alle darunter liegenden Zeilen werden durch die Länge der Bemerkung nicht beeinflusst.
Schritt 11: Platz für Unterschriften und Fußnoten
Im folgenden Beispiel wurde auch wieder eine Tabelle mit 2 Zeilen erstellt:
Hier wurden alle Rahmenlinien zunächst weiß gefärbt und zuletzt die Rahmenlinien über den jeweiligen Unterschriften wieder schwarz gefärbt. Alle Texte sind zentriert, so entsteht eine feste Struktur. Außerdem gibt es einen Platzhalter für den Klassenlehrer, so dass dieser nicht manuell eingefügt werden muss, sondern auch je Klasse automatisch abgerufen wird.