Das Erstellen von Abiturzeugnissen in All4Schools erfordert das Anlegen von Semesterdaten, Fächern, Ausbildungsprofilen, Schülern, Klassen und Lehrern. Danach werden Notenskalen angepasst, Prüfungspläne erstellt und Reportvorlagen für Zeugnisse definiert. Noten und Prüfungsnoten werden eingetragen, bevor schließlich das Zeugnis generiert wird.
Das grundsätzliche Erstellen von Zeugnissen können Sie in diesem How-To-Paper nachlesen.
Schritt I - Grundlagen für die Abiturzeugniserstellung
Semesterdaten anlegen
Eine detaillierte Beschreibung finden Sie hier: Semesterdaten anlegen
- Grundvoraussetzung für die Erstellung von Zeugnissen ist das Anlegen von Semestern. Klicken Sie auf den Menüpunkt Einstellungen > Allgemein > Systemeinstellungen und öffnen dort die Einstellungen "Schüler-Lehrer".
- Das Startdatum und Enddatum der Semester sollten immer einhergehen. Die Anzahl der Semester pro Jahr ist dabei schulabhängig.
Fächer anlegen
Eine detaillierte Beschreibung finden Sie hier: Fächer anlegen
- Um Noten für Zeugnisse hinterlegen zu können, müssen die Unterrichtsfächer, die benotet werden sollen unter Schüler-Lehrer > Klassenverwaltung > Fächer angelegt sein.
- Den Fächern muss eine Fachabkürzung, sowie die Sichtbarkeit hinterlegt werden (für die Zeugniserstellung ist Sichtbarkeit „Noten“ zwingend)
- Erst, nachdem alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden, kann das Fach gespeichert werden und ggf. weitere Fächer erstellt werden.
Ausbildungsprofile anlegen
Eine detaillierte Beschreibung finden Sie hier: Ausbildungsprofile erstellen
Um die Fächerauswahl für Klassen entsprechend der gewählten Ausbildung bzw. Klassenstufe/ Schulform einzuschränken bzw. auch um Klassen automatisch mit einer vordefinierten Fächerdefinition in das Folgejahr zu versetzen, gibt es in All4Schools Ausbildungsprofile. Diese Ausbildungsprofile können in einem späteren Schritt auch zur Prüfungsplan-Erstellung genutzt werden.
- Um ein neues Profil anzulegen, klicken Sie bitte Schüler-Lehrer > Andere > Ausbildungsprofile. Nun werden Ihnen, wie gewohnt, in der Übersichtsseite alle bereits angelegten Ausbildungsprofile angezeigt. Um bestehende Profile zu ändern bzw. zu löschen, klicken Sie einfach das entsprechende Icon.
- Um ein neues Profil anzulegen, klicken Sie "Ausbildungsprofil erstellen". In der Eingabemaske können nun alle relevanten Daten zur Definition von Profilen eigegeben werden.
Schüler erstellen
Schüler können sowohl manuell angelegt werden als auch via Datenimport. Bitte wechseln Sie hierzu zum Menüpunkt Schüler-Lehrer > Schülerverwaltung > Schüler.
Detaillierte Beschreibungen finden Sie hier:
Klassen erstellen
Eine detaillierte Beschreibung finden Sie hier: Erstellen von Klassen und Klassenverwaltung
In der Klassenverwaltung werden die Inhalte bzw. Fächer und das Profil einer Klasse definiert und die entsprechenden Schüler zugeordnet.
1. Um eine Klasse zu erstellen, klicken Sie unter Schüler-Lehrer > Klassenverwaltung > Klassen auf „Klasse Erstellen“.
2. Im nächsten Schritt werden alle relevanten Daten der Klasse hinterlegt.
3. Sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden, kann man der Klasse ebenfalls ein Profil anhängen. Nach dem Speichern erscheinen die vorab in den Ausbildungsprofilen erstellten Profilfächer in der Klasse. Mindestens ein Fach aus dem Ausbildungsprofil muss der Klasse angehängt sein (Checkbox anklicken). Es können ebenfalls weitere Fächer, die nicht dem Ausbildungsprofil zugeordnet sind, der Klasse hinzugefügt werden (Tab: Zusatzfächer)
4. Im letzten Schritt wird die gewählte Klassen-Fach-Zuordnung auf die Schüler ausgerollt.
Lehrer erstellen und den Fächern zuordnen
Eine detaillierte Beschreibung finden Sie hier: Lehrer - Daten anlegen und verwalten
Damit Lehrer ihre Schüler beurteilen bzw. benoten können, müssen in deren Stammdaten die entsprechenden Klassen-Fach-Kombinationen hinterlegt werden.
- Um einen Lehrer anzulegen, klicken Sie unter Schüler-Lehrer > Lehrerverwaltung > Lehrer auf den Button "Lehrer erstellen".
- Im Tab „Stundenplandaten“ können dem Lehrer beliebig viele Fächer zugeordnet werden
Wichtig: Lehrer können im Standard nur ihre eigenen Klassen beurteilen. D.h. es ist in dem Schritt zu prüfen, dass diesen auch die korrekten Klassen-Fach-Kombinationen hinterlegt werden.
Schritt II - Noten, Prüfungsplan und Prüfungsnoten
Sobald alle Grundlagen im System hinterlegt sind kann die eigentliche Zeugniserstellung beginnen.
Noten eintragen
Um ein finales Zeugnis erstellen zu können, müssen dem Schüler durch den jeweiligen Fachlehrer Noten und Beurteilungen hinterlegt werden.
a) Benotungsbreich und Notenskala im System anpassen
- Falls Ihre Schule nur einen Mandanten für alle Klassenstufen pflegt, ist es in der Regel sinnvoll, einen separaten Mandanten für die Oberstufe anzulegen. --> 2. Schritt: Wie lege ich eine neue Schule an?
- Definieren Sie anschließend den Benotungsbereich unter Einstellungen > Systemeinstellungen > Noten im Reiter "Benotungsbereiche" --> Notenmanagement - Benotungsbereiche
- Für die Eingabe von Punkten anstatt von Noten, ist eine gesonderte Notenskala nötig, die sie unter Noten > Allgemein > Notenskalen anlegen können. --> Notenskalen anlegen und bearbeiten
b) Noten im System einpflegen
- Bevor die eigentliche Noteneingabe durch Lehrpersonen erfolgen kann, ist es zunächst notwendig Tests bzw. optional Testkategorien anzulegen. Dies erfolgt im Menübereich Noten > Allgemein > Benotung nach Auswahl des relevanten Lehrers, Klasse und Fachs unter dem Reiter "Kategorien und Tests". --> Benotung Lehrpersonen: Einstellungen für Kategorien und Tests
- Nachdem die Tests angelegt wurden, können die Einzel-Noten unter Noten > Allgemein > Benotung im Reiter "Noten" durch den jeweiligen Fachlehrer eingetragen werden. --> Noteneingabe und Kommentare
- Beurteilungen können Sie unter Noten > Allgemein > Beurteilungen eintragen vornehmen. --> Beurteilungen / Kopfnoten
c) Endjahresnoten in das System einpflegen
Alternativ, um nur Endjahresnoten der Vorjahre in das System zu einzupflegen, kann die ERFA Notenübersicht unter Noten > Qualifikationsverfahren > ERFA Notenübersicht genutzt werden.
Voraussetzung für diese Funktion ist die Schüler-Fachzuordnung der Vorsemester:
- Um den Schülern die korrekten Noten im System zu hinterlegen, müssen die Fächer der Klassen (Schüler-Lehrer >Klassenverwaltung > Klassen) in dem jeweiligen Vorsemester auf die Schüler ausgerollt werden. --> Fächer auf Schüler ausrollen
- In der ERFA Notenübersicht lassen sich nun manuell mittels
die Endjahresnoten der Vorjahre eintragen.
Prüfungsplan erstellen
a) Prüfungsplan neu anlegen
Eine detaillierte Beschreibung finden Sie hier: Prüfungsplan und Gesamtübersicht der Noten
Um Zeugnisse erstellen zu können, müssen Prüfungspläne für die jeweiligen (Schul-) Abschlüsse definiert werden. Der Prüfungsplan muss für die Oberstufe separat erstellt werden („Prüfungsplan inkl. Abitur“).
- Um einen Prüfungsplan zu erstellen klickt man im Menü unter Noten > Qualifikationsverfahren > Prüfungspläne auf „Prüfungsplan erstellen“
- In der nächsten Maske wird der Prüfungsplan definiert
- Sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden und ein Ausbildungsprofil hinterlegt wurde, lässt sich über das "+"-Icon ein sogenannter Prüfungsbaum im Prüfungsplan erstellen und bearbeiten.
- Hier werden alle Fächer, Prüfungen und Beurteilungen angelegt, die auch im Ausbildungsprofil stattfinden bzw. die letztendlich auf dem Zeugnis mit einer Note erscheinen sollen.
Wichtig: Jedem Fach und jeder Gruppe muss ein eindeutiger Report-Platzhalter zugewiesen werden.
b) Abiturprüfungen im Prüfungsplan anlegen
Um die Abiturprüfungen anzulegen, ist es nötig im angelegten Prüfungsplan gemäß der Prüfungsordnung des jeweiligen Bundeslandes die Prüfungen (mündlich/schriftlich) über das "+"-Icon hinzuzufügen.
Wichtig: Diesen Prüfungen wird KEIN Platzhalter hinterlegt.
c) Prüfungsregeln im Prüfungsplan hinterlegen
Die Prüfungsregeln für das jeweilige Bundesland im Prüfungsplan müssen als „Funktion“ für die Abiturzeugnisgenerierung durch All4Schools freigeschaltet werden. Bitte kontaktieren Sie dazu den Support.
- Sobald diese Regeln freigeschaltet wurden, können diese in den Prüfungsregeln des jeweiligen Prüfungsplanes für das Abitur ausgewählt werden.
- Die geöffnete Maske muss anschließend durch die Metafeld-Namen (durch Sie variabel zu bestimmen) befüllt werden.
- Wichtig: die Metafeld-Namen werden für die Konfiguration der Metafelder am Schüler (nächster Schritt) eindeutig zuordenbar benötigt.
- Unter
müssen im nächsten Schritt alle Fächer und Prüfungen wie Sie im Prüfungsplan abgebildet sind mit aufgenommen werden
d) Prüfungsfächer als Meta-Felder in einem Schüler-Tab bspw. "Zeugnisdaten" integrieren
Als nächstes müssen die Prüfungsfächer als Metafeld am Schüler hinterlegt werden. Dazu sollten unter Einstellungen > Schüler-Lehrer > CRM-Einstellungen folgende Schritte vorgenommen werden:
- In den CRM-Einstellungen wird unter „Metafelder“ der CRM-Typ „Schüler“ ausgewählt
- Im nächsten Schritt können via "+"-Icon beliebig viele Metafelder konfiguriert werden und dem entsprechenden Tab z.B. Zeugnisdaten zugeordnet werden
- Die Feldnamen der neuen Metafelder müssen dem Namen der Prüfungen in der Prüfungsregel entsprechen
- In den CRM-Einstellungen können unter „Listen“ die Prüfungsfächer als Liste erstellt werden
- Die Listen können den Metafeldern hinzugefügt werden
- Die jeweiligen Prüfungen können nun spezifisch am Schüler gepflegt werden
Prüfungsnoten eintragen
Um die Prüfungsnoten im All4Schools zu erfassen, gehen Sie bitte auf Noten > Qualifikationsverfahren > Prüfungsnoten.
Hier besteht die Möglichkeit anhand des Prüfungsplans, die Prüfungsnoten pro Schüler zu erfassen. Die Noten können in der 1. Erfassung, 2. Erfassung und (anschließend) als Validierung hinterlegt werden.
Schritt III - Reportvorlage
Eine detaillierte Beschreibung finden Sie hier: Reports, Berichte und Dokumente mittels Reportvorlagen erstellen
Um ein Abiturzeugnis generieren zu können, muss im System eine digitale Reportvorlage hinterlegt werden.
- Neue Vorlagen können unter Einstellungen- Schüler-Lehrer> Reportvorlagen durch Klicken des Buttons
erstellt werden
- Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie den Vorlagentyp "QV-Report" aus
- Dann muss ein Template erstellt und hinterlegt werden. Für Zeugnisse empfehlen wir als Format ein Word-Template --> Zeugniserstellung von A-Z
- Alle wichtigen Informationen, die das Zeugnis enthalten soll, werden in dem Template durch Platzhalter ersetzt. Eine genaue Platzhalterdokumentation kann in der Reportvorlage rechts oben bei Klick auf das "i" abgerufen werden.
- Zusätzliche Platzhalter können auch in der Reportvorlage unter „Parameter“ hinterlegt werden. Diese können nach Bedarf parametrisiert werden und beispielsweise als vordefinierte Auswahlliste hinterlegt werden. Der Beispiel-Platzhalter „SCHOOLYEAR“ muss im Zeugnis als ###SCHOOLYEAR### dargestellt werden.
- Platzhalter auf dem Zeugnis können entweder als Schlüssel oder als ###Platzhalter### dargestellt werden. Falls auf dem Zeugnis nur der Schlüssel erscheinen soll, muss der Wert des Schlüssels unter „Platzhalter“ in der Reportvorlage ausgelagert werden. Es können beliebig viele Schlüssel ausgelagert werden.
- Der „Name“ im Schlüssel bzw. im Platzhalter entspricht dem „Report-Platzhalter“ welcher im Prüfungsplan vorher definiert wurde (siehe Abschnitt Prüfungsplan erstellen)
Beispiel Unterschied Platzhalter und Schlüssel:
8. Sobald das Template fertiggestellt wurde, kann dieses unter Einstellungen > Schüler-Lehrer > Reportvorlagen hochgeladen und gespeichert werden.
Schritt IV - Zeugnis generieren
In der Gesamtübersicht unter Noten > Qualifikationsverfahren > Gesamtübersicht lassen sich die finalen Zeugnisse erzeugen.
- Wählen Sie die unter Ausbildung den entsprechenden Prüfungsplan.
- Geben Sie das Referenzsemester an (= Semester, für das die Zeugnisse erstellt werden sollen, üblicherweise das aktuelle Semester)
- Geben Sie das Zeugnissemester an (= Semster, in dem sich die Klasse befindet zum Zeitpunkt des Referenzsemesters). Da häufig die Abschlussnote über mehrere Semester ermittelt wird, wählen Sie hier bitte die Berechnung über alle Semester "Alle (QV)" aus.
- Anschließend klicken Sie „Noten berechnen“, damit alle Noten angezeigt werden.
- Sind alle Noten vollständig, können Sie die gewünschten Schüler auswählen und mit Klick auf den Button "Zeugnisbericht erstellen" mit dem Zeugnisdruck beginnen.
Wichtig: Nach jeder Änderung im Prüfungsplan bzw. nach jeder Änderung von Noten oder Beurteilungen, müssen die Zeugnisnoten neu kalkuliert werden. D.h. die Funktion "Noten berechnen" sollte neu gedrückt werden.